Sisältö

• Askeleet
• Yhteisökysymykset ja vastaukset
• Vinkkejä

Muut osiot

Olipa kyseessä koulutyö, taideprojekti, ilmoittautuminen äänestykseen tai aloite työssä, monilla asioilla, joita teet elämässäsi, on määräaika. Joillekin ihmisille voi olla vaikeaa saada projekti päätökseen määrätyn ajan kuluessa. Asiat, kuten viivästyminen tai häiriötekijät, voivat haitata tehokkuuttasi ja saada sinut viemään kauemmin asioiden loppuunsaattamiseen. Onneksi käyttämällä hyviä taktiikoita ja hallitsemalla aikaa hyvin, voit voittaa puutteet ja noudattaa määräaikoja säännöllisesti.

Askeleet

Menetelmä 1/3: Hyvän ajanhallinnan ylläpitäminen

1. 

   Aseta projektin valmistumisaika. Kun asetat valmistumisaikaa, on hyvä olla realistinen kuinka kauan projektin loppuun saattaminen saattaa viedä. Mieti, mitä odotetaan toimitettavan, kuinka paljon aikaa voit käyttää sille, kuinka suuri projekti on. Toinen tapa saada hyvä arvio on verrata sitä aiemmin tekemiinne projekteihin. Jos et usko, että on mahdollista lopettaa ajoissa, keskustele henkilön kanssa, joka alun perin määritti määräajan, ja katso, saatko sen takaisin.
   • Määritä aika, joka kuluu jokaiselle pienemmälle tehtävälle. Kun olet valmis, lisää aikatyyny sen loppuun saadaksesi realistisen ajan koko projektille.
   • Varmista, että saat täydellisen selvityksen projektin yksityiskohdista, ennen kuin sovit määräajasta.
   • Älä tee kompromisseja ja hyväksy määräaikaa, jonka tiedät saavuttamatonta. Tämä on tyytymätön siihen, joka on määrännyt määräajan ja vahingoittaa maineesi.

2. 

   
   
   Jaa projekti pienempiin tehtäviin. Sen sijaan, että tuntisit olevasi hukkua ajatuksesta suorittaa suuri projekti, jaa se pienempiin, helposti saavutettavissa oleviin tehtäviin. Merkitse luettelosi tehtävät pois niiden suorittamisen aikana.
   • Jos joudut kirjoittamaan paperin, tutkimuksen tekeminen voi olla ensimmäinen tehtäväsi. Muita tehtäviä voivat olla 500 ensimmäisen sanan kirjoittaminen, johdannon loppuun saattaminen tai tietyn määrän kirjoitettujen sivujen saaminen.
   • Jos määräaika on työhön, varmista, että jaat aikaa tehokkaasti. Jos jokin pienemmistä tehtävistäsi vie paljon kauemmin kuin tavallisesti, voi olla hyvä vaihtaa toiseen projektin osaan.

3. 

   
   
   Viimeistele yksi projekti kerrallaan. Vaikka monet meistä joutuvat suorittamaan monia tehtäviä jokapäiväisessä elämässämme, on tärkeää, että omistat riittävästi aikaa jokaiselle yksittäiselle projektille, jolla työskentelet. Kiinnittämällä huomiosi yhteen projektiin saat tehokkaamman.
   • Jos sinun on pakko työskennellä rinnakkaisella aikajanalla kahdelle tai useammalle projektille, suorita osa projektin tehtävistä ennen vaihdon vaihtoa ja toisen kanssa työskentelemistä.

4. 

   
   
   Priorisoi tehtävät ja projektit. Kun joudut käsittelemään useita projekteja tai tehtäviä, on tärkeää, että voit määrittää, mitkä tehtävät ovat kriittisempiä projektin yleisen menestyksen kannalta tai mitkä vaiheet on suoritettava ennen kuin siirryt eteenpäin sen kanssa.
   • Voi olla hyvä aloittaa ensin vaikeimmista tehtävistä tai projekteista, kun mielesi on tuorein.

5. 

   Oletetaan, että se kestää kauemmin kuin odotat. On tärkeää ottaa huomioon tahattomat olosuhteet, jotka voivat viivästyttää projektiasi. Joissakin asioissa tämä voi tarkoittaa sitä, että vaadittuja materiaaleja ei ole ajoissa, joku sairastuu tai henkilökohtainen hätätilanne.
   • Jos on olemassa hätätilanne, etkä pysty asettamaan määräaikaa, ilmoita määräajan antaneelle henkilölle niin pian kuin mahdollista.

6. 

   Suunnittele säännölliset tauot koko päivän ajan. Jatkuva taukojen tekeminen tekee sinusta vähemmän tehokkaan. Pidä itsesi polttamisen sijaan 10-15 minuutin taukoja päivässäsi, jotta et menetä keskittymistä.
   • Mieti, kuinka kauan keskittymisesi menettäminen yleensä kestää, ja säädä työskentelyäsi kerralla sen perusteella.
   • Pienet ajoitetut tauot koko päivän ajan antavat sinun arvioida myös monimutkaisia ​​ongelmia, jotka saattavat olla sinulle järkyttäviä.

7. 

   Poista määräajat, jos sille ei ole syytä. Jos määräaika on mielivaltainen tai keinotekoinen, sinun kannattaa harkita sen poistamista yhdessä. Jotkut projektit ja tehtävät vievät aikaa, kärsivällisyyttä ja tarkkuutta, eikä valmistumisajalla ole painoarvoa koko projektille tai organisaatiolle.
   • Suurta tarkkuutta ja testausta vaativien projektien, kuten tietotekniikan tai ohjelmoinnin, tulisi luottaa vähemmän määräaikoihin ja enemmän laadukkaan tuotteen luomiseen.
   • Vaikka väärennettyjen määräaikojen asettaminen saattaa toimia joillekin, tutkimukset ovat osoittaneet, että ne eivät yleensä lisää tuottavuutta. Tärkeämpää on työmoraali ja muut käyttäytymiseen liittyvät näkökohdat, joita voimme pyrkiä parantamaan, kuten järjestäytymisemme.

Menetelmä 2/3: Järjestäytynyt

1. 

   Pidä kalenteri jokaista päivää varten ja pidä siitä kiinni. Päivittäisen tehtäväkalenterin luominen antaa meille mahdollisuuden tulkita visuaalisesti työtä, joka meidän on tehtävä. Muista estää jokaisen tehtävän suorittamiseen kuluva aika ja sisällyttää esimerkiksi säännöllisesti ajoitettuja taukoja.
   • Projektin jakaminen neljään pienempään osaan auttaa saavuttamaan tavoitteet ja aikarajoitukset koko projektin ajan.
   • Voit käyttää verkkokalentereita, kuten Google-kalenteria, jotka antavat sinulle teksti- ja sähköpostimuistutuksia tärkeistä määräajoista.

2. 

   Kirjoita luettelo asioista, jotka sinun on tehtävä. Tietämättä mitä sinun on suoritettava, voi tuhlata aikaa. Varmista, että ylläpidät selkeää luetteloa tehtävistä, jotka sinun on suoritettava, jotta voit noudattaa projektisi määräaikoja.
   • Voit pitää tämän luettelon fyysisellä paperilla tai online-asiakirjalla.
   • Kun olet suorittanut luettelossa olevat tehtävät, varmista, että ylität ne.

3. 

   Säilytä kaikki asiakirjat ja sähköpostit luokiteltuihin kansioihin. Kriittisten asiakirjojen löytämättä jättäminen vie paljon aikaa ja voi olla stressaavaa. Järjestämällä asiakirjat ja luokittelemalla ne löydät tärkeät tiedot nopeasti.
   • Tallenna kaikki sähköpostit kansioon, johon pääset myöhemmin. Jos jokin menee pieleen projektin aikana tai jos syntyy kiista, voit viitata takaisin vanhaan sähköpostiin vahvistaaksesi vaatimuksesi.

Menetelmä 3/3: Pysyminen tehtävässä eikä viivyttely

1. 

   Aloita projektisi mahdollisimman pian. Älä lykkää projektia, koska määräaika ei ole lähellä. Mitä aikaisemmin aloitat projektin, sitä aikaisemmin saat sen loppuun. Jos odotat liian kauan, pääset sekoittamaan aikaa määräajan lähestyessä.
   • Analyysi Halvaus on silloin, kun joku analysoi ongelmaa liian kauan ennen sen aloittamista, mikä voi johtaa projektin viivästymiseen tai projektin koskaan valmistumiseen.

2. 

   Pidä itseäsi vastuullisena. Tekosyitä on helppo etsiä, mutta se ei auta meitä oppimaan virheistämme. Katsokaa tilannetta objektiivisesti sen sijaan, että tekisitte tekosyitä, mieti, missä voitte parantaa. Tee aina aloite, jotta asiat saataisiin aikaan ajoissa, äläkä syyttää muita, jos et pysty toteuttamaan projektia.
   • Ystävälle tai perheenjäsenelle kertominen määräajasta voi motivoida sinua täyttämään sen ajoissa.

3. 

   Säästä sosiaalista aikaa sen valmistuttua. Jos olet helposti häiritsevä henkilö, voit säästää sosiaalista aikaa määräajan saavuttamisen jälkeen. Jos sinulla on tärkeitä määräaikoja pienempiin tehtäviin myöhäisiltojen vuoksi tai jos vietät liikaa aikaa ystävien kanssa, pidättäydy osallistumasta sosiaalisiin tapahtumiin, kunnes määräaikasi täyttyvät.
   • Kerro ystävillesi, että sinulla on tärkeä määräaika, ja haluat mennä ulos, mutta sinun on täytettävä sitoumuksesi.

4. 

   Vaihda ympäristöäsi. Ympäristösi vaikuttaa mielialaasi. Jos käyttämäsi työtila väsyttää sinua tai on innoittamatonta, harkitse sen vaihtamista.
   • Paikallisessa kahvilassa käyminen voi olla oikea päätös, jos voit tehdä työn kannettavalla tietokoneella.
   • Pelkkä huoneen vaihtaminen voi myös auttaa sinua pysymään tuotteliaana.

5. 

   Poista käytöstä häiriötekijät ympärilläsi. Häiriöt voivat vähentää tuottavuutta ja tehokkuutta. Jos viivästyt säännöllisesti, koska verkkosivustot, sosiaalinen media tai sinut häiritsevät ihmiset häiritsevät sinua, etsi tapa rajoittaa niitä. Puhelimen kääntäminen hiljaiseen tilaan ja sosiaalisen median puuttuminen ovat kaksi tapaa pysyä aikataulussa, jotta voit noudattaa määräaikojasi.
   • Saatavilla on sovelluksia, jotka sammuttavat kaikki sosiaalisen median ilmoitukset, joten sinulla ei ole houkutusta tuhlata aikaa.

Yhteisökysymykset ja vastaukset

Vinkkejä