Sisältö

• Askeleet
• Yhteisökysymykset ja vastaukset
• Vinkkejä

Muut osiot

Jos olet yksi niistä henkilöistä, joilla on kotitoimisto, työskenteletpä sitten kotona tai haluatko järjestää ja maksaa laskujasi, siistinä pitäminen on hieno tapa parantaa tuottavuuttasi ja mielialaasi. Valitettavasti ajan myötä työtila on saattanut olla sotkuinen ja täynnä papereita, raportteja tai postia. Mutta älä huoli - tämä on helppo korjata ongelma. Varaa päivä siivoukseen ja ota sitten käyttöön tiukka arkistointijärjestelmä pitämään kotitoimistosi siisti ja järjestetty.

Askeleet

Tapa 1/4: Kohteiden tyhjentäminen ja lajittelu

1. 

   Jätä esineet, joita todella käytät joka päivä. Vaikka osa työpöydän ja toimiston sotkuista saattaa johtua asioista, joita et edes käytä, on todennäköisesti useita esineitä, joita käytät säännöllisesti. Kynää, nitojaa, kirjoitusalustaa tai korostuskynää käytetään usein. Ota nämä esineet ja laita ne sivuun turvalliseen paikkaan, jotta et pääse niistä eroon vahingossa.
   • Jos et ole varma, mikä on tärkeää, vietä viikko normaalilla työskentelyllä ja kirjoita muistiin, kun käytät kutakin tuotetta. Viikon loppuun mennessä sinulla pitäisi olla luettelo käyttämistäsi asioista, joista käy ilmi mitä säilytettäviä esineitä.

2. 

   
   
   Poista pöydältä kaikki irtonaiset esineet, joita et käytä. Kun olet asettanut tärkeät esineet sivuun, tee yhteenveto kaikesta muusta työpöydällesi. Siellä on todennäköisesti irtonaisia ​​papereita, rikkoutuneita kyniä, laskuja ja muuta sotkua, jota et edes katso. Poista kaikki tämä pois ja laita se laatikkoon.
   • Varmista, että tutustut kaikkiin asiakirjoihin, joista eroon, vahvista, ettei niissä ole arkaluontoisia tietoja, kuten pankkitilinumero. Jos sellaisia ​​on, murskaa nämä paperit sen sijaan, että heität ne kokonaan.
   • Jos työpöydälläsi on muistomerkkejä, kuten kuvia tai matkamuistoja, laita ne erilliseen laatikkoon, jotta et heitä niitä vahingossa.

3. 

   
   
   Tyhjennä kaikki työpöydän ja arkistokaapin laatikot. Voit käyttää laatikoitasi kaatopaikkana laittaaksesi asioita, joille sinulla ei ole paikkaa, joten sotku voi olla melko huono täällä. Aloita tyhjällä taululla ja pudota kaikki laatikot ulos.Tällä tavoin voit omistaa laatikot tiettyyn tarkoitukseen, kun laitat tuotteet takaisin.
   • Ole varovainen tyhjentäessäsi laatikoita siltä varalta, että laitat sinne jotain haurasta vuosien varrella.

4. 

   
   
   Lajittele kaikki löytämäsi luokkiin. Kun olet poistanut kaiken työpöydältäsi ja laatikoistasi, ryhdy töihin lajittelemalla niitä. Jaa kohteet luokkiin. Yleisiä voivat olla laskut, posti, työraportit, yleiset toimistotarvikkeet tai muut henkilökohtaiset sinulle. Kun kaikki on järjestetty, voit laittaa sen takaisin paljon järjestäytyneemmällä tavalla.
   • Tee myös roskapino asioille, joita et tarvitse tai joita käytät, ja aiot päästä eroon niistä.
   • Saatat löytää joitain tärkeitä esineitä, jotka sopivat paremmin muualle. Esimerkiksi reseptien tulisi olla keittiössä. Siirrä nämä kohteet muualle, jos löydät ne.

5. 

   Heitä pois kaikki, mitä et käytä. Kun lajittelet kohteita, erota tärkeät asiat toisistaan. Kun olet suorittanut lajittelun, heitä kaikki roskat ulos ja avaa enemmän tilaa toimistossasi.
   • Tärkeitä kohteita ovat yritysrekisterit, lääketieteelliset tai henkilötodistukset ja pankkitiedot. Tärkeitä asioita ovat vanhentuneet luottokorttitiedot tai kuitit, jo maksamasi laskut sekä romupaperi tai muistiinpanot, joita et ole katsonut vuosien varrella. Saatat myös löytää irtonaisia ​​esineitä, jotka jätit laatikoihin, kun et tiennyt muuta, mitä niiden kanssa tehdä.
   • Jos et ole varma, heitetäänkö jotain ulos, laita se laatikkoon, jonka otsikko on "Kahden viikon ajattelu". Palaa sitten laatikkoon 2 viikon välein ja tee päätös laatikossa olevasta.

6. 

   Pöly pöydältä ja laatikoista, kun ne ovat puhtaita. Pölyä ja likaa on todennäköisesti muodostunut toimistosi ympärille, varsinkin jos et ole siivonnut jonkin aikaa. Käytä tilaisuutta pölyttää kaikki pois, kun työpöytä on selvä. Pyyhi pöytä ja laatikot kostealla liinalla tai kostealla pyyhkeellä, ennen kuin laitat kaiken takaisin.
   • Muista puhdistaa myös tietokoneesi. Pyyhi näyttö ja näppäimistö alas, jotta koko työtila näyttää tuoreelta.
   • Suorita muu puhdistus tarvittaessa. Esimerkiksi toimiston imurointi on hyvä tapa saada tila näyttämään ja tuntumaan puhtaammalta.
   • Jätä ikkuna auki työskennellessäsi puhdistuksen aikana potkaistasi pölyn suodattamiseksi.

Tapa 2/4: Paperituotteiden järjestäminen

1. 

   Hanki arkistokaappi, jos sinulla ei vielä ole sitä. Jos alkuperäinen sotku johtui tallennustilan puutteesta, arkistokaappi voi ratkaista ongelman. Hanki toimistotilallesi sopiva kaappi ja lajittele sillä kaikki asiakirjat ja muut tärkeät esineet, jotta ne eivät kerry työpöydällesi.
   • Merkitse kaikki kaapissa käyttämäsi kansiot ja tiedostojen erotimet järjestäytyneeksi.
   • Muista pitää kiinni arkistointijärjestelmästäsi, jos käytät arkistokaappia. Älä heitä asioita vetolaatikoihin päämäärättömästi.

2. 

   Omista kukin laatikko tiettyyn luokkaan. Älä käsittele työpöytääsi ja arkistokaappejasi roskasäiliöinä. Anna kullekin laatikolle tietty käyttötarkoitus, joka vastaa paperiluokkiasi, kuten laskut, sairauslomakkeet, toimistotarvikkeet ja vastaavat. Pidä kiinni tästä järjestelmästä pitääksesi työtila järjestyksessä.
   • Käytä tiedostokansioita kohteiden tunnistamiseen, jos sinulla on useita eri luokkia samassa laatikossa. Erota laskut, tiliotteet ja yritysraportit eri kansioilla.
   • Jos sinulla on yleensä paljon satunnaisia ​​esineitä tai sinulla on vaikeuksia heittää asioita pois, voit omistaa yhden laatikon erilaisille tavaroille. Tämä on kompromissi, jonka avulla voit pitää jonkin verran sotkua, mutta eristää sen yhdessä paikassa, jotta se ei leviäisi.

3. 

   Nimeä kaikki kansiot, laatikot ja sideaineet. Hyvä merkintäjärjestelmä auttaa sinua pitämään kiinni organisaation suunnitelmasta. Anna jokaiselle laatikolle, kansiolle, tyynylle tai muistikirjalle tietty tarkoitus ja merkitse se. Pidä sitten kiinni siitä järjestelmästä aina, kun laitat jotain pois, jotta kaikki on oikeassa paikassa.
   • Etiketöintijärjestelmäsi voi olla yksinkertainen, kuten "Laskut" -kentän kirjoittaminen kansioon. Jos haluat luovampaa lähestymistapaa, kokeile kansioiden värikoodaamista tarralla.
   • Jos laatikoissasi ei ole tarroja, käytä vain nauhanauhaa ja kirjoita siihen tussilla. Vedä sitten teippi irti, jos laatikon tarkoitus muuttuu.

4. 

   Käytä tärkeiden paperien ja tiedostojen työpöydän järjestäjää. Pöytäkoneiden järjestäjät ovat pieniä astioita, joissa on osastot, jotka sopivat helposti pöydälle. Voit käyttää jotain näistä lajittelemaan säännöllisesti käyttämäsi paperit ja kansiot, jotta ne ovat edessäsi, kun tarvitset niitä. Osta nämä toimistotarvikekaupoista tai verkosta.
   • Merkitse tai värikoodaa kukin osa organisaation parantamiseksi.
   • Jos sinulla ei ole paljon lajiteltavia asioita, työpöydän järjestäjä voi olla kaikki mitä tarvitset koko tiedostokaapin sijaan.

5. 

   Luo lasku ja muu posti luomalla postiasema. Posti voi kerääntyä työpöydällesi, ja muutama työkalu voi auttaa vähentämään sotkua. Yritä käyttää seinään kiinnitettävää postikoria. Tämä järjestää postisi ja pitää sen pois työpöydältäsi.
   • Lajittele jo käsittelemäsi postit "In" ja "Out" korilla sekä postit, jotka sinun on vielä tarkasteltava.
   • Voit käyttää postilaatikossa myös astiaa tai koria postin lajittelussa, jos työpöytäsi on tarpeeksi suuri.

Tapa 3/4: Paperin käytön vähentäminen

1. 

   Tulosta vain se, mikä on välttämätöntä häiriöiden vähentämiseksi. Paperi on yksi tärkeimmistä syistä toimistojen sekaannukseen. Mieti kahdesti ennen tulostamista ja kysy itseltäsi, tarvitsetko todella fyysisen kopion näistä tiedostoista. Jos ei, katso sitten asiakirjaa tietokoneelta ja estä paperin kertymistä työpöydällesi.
   • Lisäbonuksena säästät rahaa paperilla ja tulostimen musteella. Ympäristön kannalta on myös parempi säilyttää paperi.
   • Jos työskentelet kotona, suurin osa työstäsi tehdään joka tapauksessa todennäköisesti digitaalisesti, joten tulostusihon vastustaminen on helpompaa kuin jos toimisit toimistossa.

2. 

   Päästä eroon papereista ja kirjoista, joita voit käyttää verkossa. Kun nyt on niin monta digitoitua tuotetta, monet fyysiset julkaisut vievät vain tilaa. Jos tarkastelet säännöllisesti artikkeleita, käsikirjoja tai raportteja, katso, voitko käyttää niitä verkossa. Jos näin on, fyysisiä kopioita ei tarvita. Kierrätä tai lahjoita ne vapauttaaksesi tilaa.
   • Vaihda lehden tai lehden tilaukset ja laskut vain digitaaliseen. Tämä estää heitä muodostumasta toimistoon.
   • Katso, voitko myydä tai lahjoittaa kirjoja, ennen kuin pääset niistä eroon. Kirjastot ja hyväntekeväisyysjärjestöt etsivät aina lahjoituksia.

3. 

   Skannaa tärkeät paperit ja kierrätä fyysiset kopiot. Monet laskuistasi ja tietueistasi voidaan digitalisoida. Hanki skanneri tai ota niistä laadukkaita valokuvia, murskaa ja kierrätä sitten alkuperäiset. Tämä vähentää paperin kertymistä toimistossasi.
   • Muista käyttää tietokoneellasi hyvää arkistointijärjestelmää, jotta et menetä dokumenttejasi. Merkitse kaikki ja aseta tiedostot kansioon.
   • Tallenna arkaluontoiset asiakirjat työpöydälle pilvitallennuksen sijaan. Nämä voidaan hakata ja tietosi voidaan varastaa.

Tapa 4/4: Pöydän ja tietokoneen siivoaminen

1. 

   Järjestä toimistotarvikkeet koreilla tai astioilla. Kynät, tussit, nitojat ja teipit voivat kaikki sotkea työpöydän yläosan. Hanki itsellesi tölkki tai roskakori kaikista näistä esineistä, jotta voit hallita niitä. Muista laittaa kirjoitusvälineet takaisin sinne joka kerta, kun olet käyttänyt niitä, jotta ne eivät enää keräänny.
   • Jos sinulla on useita kynätyyppejä ja haluat pitää ne erillään, käytä lokeroa, jossa on osia eri esineille.
   • Voit omistaa laatikon suuremmille toimistotarvikkeille, kuten nitoja. Tämä vapauttaa työpöydän tärkeämmille työkohteille.

2. 

   Työnnä tietokone- ja puhelinjohdot pois. Kaapelit ja johdot voivat olla valtava syy työpöydän häiriöihin. Aja ne työpöydällesi suuntaan, joka estää heitä tieltä. Esimerkiksi latausjohdot voivat juosta työpöydän takana pysyäkseen piilossa.
   • Voit pitää johdot poissa tieltä tarranauhakiinnikkeillä, jotka kulkevat työpöydällesi. Osta nämä toimistotarvikekaupoista.
   • Jos mahdollista, vaihda langattomiin laitteisiin, kuten USB-näppäimistö ja hiiri. Tämä vähentää työpöydän johtojen määrää.

3. 

   Yhdistä tietokoneen työpöydän kuvakkeet. Älä unohda tietokoneen työpöytää. Tonnia kuvakkeita kaikkialla voi tehdä työasemastasi kaoottisen. Pura tietokone tekemällä työpöydän kansioita ja sijoittamalla tiedostoja oikeisiin paikkoihin. Työasemasi näyttää paljon siistimmältä jälkikäteen.

4. 

   Asentaa kelluvat hyllyt työpöydän yläpuolella lisää tallennustilaa. Pieni ylimääräinen tallennustila saattaa päästä eroon sotkuongelmastasi. Hanki kelluva hyllypaketti rautakaupasta tai rakenna oma. Ripusta yksi tai useampi työpöydän yläpuolelle saadaksesi uusia kerroksia tilaa.
   • Muista pitää uudet hyllyt järjestyksessä. Käytä niitä siistiin säilytykseen, älä heitä esineitä.
   • Ripustettavat hyllyt voivat olla myös koristeellisia. Maljakko tai kuvakehykset antavat toimistollesi mukavan ilmapiirin ja vapauttavat työpöydän tärkeämmille esineille.

5. 

   Jatka puhdistamista säännöllisesti, jotta roskaa ei enää muodostu. Kun olet tehnyt kaiken tämän töistäsi, älä anna sen sekaantua uudelleen. Puhdista ja järjestele säännöllisesti vähän, jotta työtila pysyy siistinä.
   • Jos tarvitset muistutuksen puhdistamisesta, yritä asettaa päivä joka kuukausi puhdistuspäiväksi.
   • Vältä halua jättää asioita työpöydällesi tai heittää ne laatikkoon päivän päätteeksi. Aseta kaikki takaisin oikeaan paikkaan tai heitä pois, jos se ei ole tärkeää.

Yhteisökysymykset ja vastaukset

Vinkkejä

• COVID-19-pandemian aikana monet paikat eivät välttämättä ota lahjoituksia. Jos lahjoitat jotain, saattaa olla parasta pitää se odotustilassa pandemian päättymiseen saakka.

Joka päivä wikiHow'ssa työskentelemme ahkerasti antaaksemme sinulle pääsyn ohjeisiin ja tietoihin, jotka auttavat sinua elämään parempaa elämää, riippumatta siitä, pitävätkö sinut turvallisempana, terveellisempänä tai hyvinvointina. Nykyisten kansanterveys- ja talouskriisien aikana, kun maailma muuttuu dramaattisesti ja me kaikki opimme ja sopeudumme päivittäisen elämän muutoksiin, ihmiset tarvitsevat wikiHow'ta enemmän kuin koskaan. Tuesi auttaa wikiHow'ta luomaan syvällisempiä kuvitettuja artikkeleita ja videoita ja jakamaan luotettavan opetussisällömme miljoonille ihmisille ympäri maailmaa. Harkitse osallistumista wikiHow: hon tänään.