Sisältö

• Askeleet

Kutsujen kirjoittaminen voi olla stressaava osa tapahtuman suunnittelua ja järjestämistä. Jos kuitenkin vietät vähän enemmän aikaa vieraslistalla, jos valitset oikean viestintävälineen, yksilöit kutsut ja keräät vastauksia, voit lähettää kutsuja nopeasti ja helposti ja seurata kasvavaa vieraslistaa.

Askeleet

Osa 1-3: Vierasluettelon laatiminen

1. 

   Tee peruslista. Tällaisen luettelon tulisi sisältää kaikki ihmiset, jotka eivät voi jättää väliin tapahtumaa, kuten lähin perhe ja heidän parhaat ystävänsä. Jos kyseessä on ammattitapahtuma, sisällytä liikekumppanit luetteloon. Valmistumisjuhlat tai muut akateemiset juhlat voivat myös sisältää ensisijaisia ​​mentoreita ja opettajia. Häissä ja muissa tapahtumissa, joissa on useita isäntiä, on otettava huomioon jokaiselle isännälle tärkeät ihmiset.

2. 

   
   
   Sisällytä muut ystävät ja sukulaiset. Kun olet viimeistellyt peruslistan, vertaa sitä enimmäismäärään ihmisiä, jotka voit kutsua juhliin tai tapahtumaan. Siinä vaiheessa voit alkaa lisätä muita perheenjäseniä ja ei-niin läheisiä ystäviä. Jos sinulla on vähemmän ihmisiä kuin suurin sallittu, ei ole mitään ongelmaa, mutta yritä olla ylittämättä tätä määrää.

3. 

   
   
   Ajattele aggregaatteja. Jos aiot antaa vieraiden tuoda jonkun muun juhliin, sinun on otettava tämä numero huomioon lopullista luetteloa määritettäessä. Lisäksi sinun on sisällytettävä kutsuparametrit. Esimerkiksi, jos et aio sisällyttää lapsia tapahtumaan, kirjoita kohteliaasti muistuttamalla vieraita siitä, että heidän ei pitäisi tuoda muita alle tietyn iän.
   • Voit kirjoittaa jotain, ”Mr. João Almeida ja hänen perheensä kutsutaan lämpimästi häihimme. Pyydämme, että kaikki vieraat ovat yli 18-vuotiaita ”.

4. 

   
   
   Tarkista luettelo. On tärkeää, ettei ketään jätetä pois. Pyydä ystävää tai perheenjäsentä tarkistamaan luettelo kanssasi ja tekemään ehdotuksia jonkun lisäämiseksi tai poistamiseksi. Muista aina enimmäismäärä vieraita ja vältä kutsumasta liikaa ihmisiä. Kuitenkin, jos epäilet, että jotkut vieraat eivät pääse osallistumaan, kutsu muutama muu henkilö.
   • Jos olet huolissasi peruutuksista, yritä lähettää osa kutsuista aikaisin. Lähetä sitten toinen kutsukierros, jos monet ihmiset eivät pysty osallistumaan.

Osa 2/3: Kutsujen luominen

1. 

   Tee omat kutsusi. Voit käyttää Microsoft Wordia, Adobe-ohjelmia tai muuta suunnitteluohjelmistoa. Jos sinulla on kaunis käsiala, voit myös kirjoittaa kaiken käsin. Käytä hyvälaatuista paperia, jonka rakenne on pahvia tai jotain mielenkiintoisempaa.
   • Toinen vaihtoehto on luoda kutsuihin useita kerroksia. Aloita kortin kokoisella tulosteella ja lisää pala värillistä pahvia, joka on hieman takaosaa suurempi. Käytä liimaa tai kaksipuolista teippiä.
   • Jos haluat mukauttaa ja säästää aikaa, käytä mukautettuja postimerkkejä.Voit muuttaa henkilökohtaisen romun tai valokuvan leimaksi ja kopioida nopeasti kaikki kortit vieraille.

2. 

   Osta henkilökohtaisia ​​kutsuja säästääksesi aikaa itse tekemiseen. Hinnat vaihtelevat suuresti tyylin, paperityypin, väri- tai mustavalkotulostuksen ja muiden muuttujien mukaan, joten saat käsityksen siitä, miten haluat kutsun saadaksesi tarkan tarjouksen.
   • On olemassa useita paperitavaroita ja toimistotarvikekauppoja, jotka tulostavat henkilökohtaisia ​​kutsuja.
   • Löydät myös useita verkkosivustoja, jotka lähettävät tällaisia ​​kutsuja.

3. 

   Tee sähköisiä kutsuja. Jos vieraasi ovat nykyaikaisempia tai jos tapahtumasi on vähemmän muodollinen, sinulla on mahdollisuus käyttää useita sovelluksia kutsua ihmisiä helpommin ja nopeammin sähköpostitse tai sosiaalisen median kautta. Useimpien ohjelmien avulla voit sisällyttää oman mallisi tai käyttää vakiomallia kutsun helpottamiseksi. Suunnittelun luontiprosessin nopeuttamisen lisäksi voit lähettää tiedot välittömästi digitaalisen tiedoston kautta ja saada vastauksen nopeammin, mikä on hieno idea niille, joilla on lyhyempi määräaika.

4. 

   Kirjoita jotain erittäin vastaanottavaa. Sisällytä tapahtuma, päivämäärä, paikka ja aika. On myös tärkeää ilmoittaa vieraille, voivatko he tuoda muita ihmisiä. Pyydä myös vastausta haluamallasi kortilla, sähköpostiosoitteella, sovelluksella tai puhelimella. Pidä kutsu lyhyt ja ystävällinen, mutta sisällytä kohteliaita pyyntöjä, kuten: "Ole hyvä" tai "Pyydämme osallistumistasi", jotta vieraat tuntevat olonsa tervetulleiksi.
   • Kirjoita esimerkiksi jotain: ”Tulkaa syntymäpäiväjuhlilleni. Tapahtuma on 16. lokakuuta kotonani. Juhlat ovat klo 15--14.30. Ole hyvä ja vastaa kortilla, sähköpostilla tai soittamalla minulle ”.
   • Sinun on myös sisällytettävä erityisiä ohjeita tapahtumallesi tai muita ohjeita, kuten puku tai muuta asiaankuuluvaa tietoa.

5. 

   Käytä vieraana oikeaa nimikkeistöä. Tärkeintä on tarkoitus, ja sinun on osoittaa kunnioitusta vieraille, joten yritä muistaa ja sisällyttää nämä yksityiskohdat. Jos kutsut yhden naimattoman naisen, käytä "Miss" tai "Ms", tai jos kutsu on naimattomalle miehelle, käytä "Mr.". Käytä naimisissa olevalle pariskunnalle ”Mr.” ja "rouva". Asiat voivat kuitenkin mutkistaa, jos kutsut ystäviä tai sukulaisia ​​erityisnimillä, kuten "Dr." tai jokin muu tärkeä otsikko.
   • Jos käytät kutsussa väärää nimikkeistöä, pyydä anteeksi puhelimitse, henkilökohtaisesti tai kirjallisesti. Tämä on hyvä tapa lunastaa itsesi hölynpölylle.

6. 

   Sisällytä vastaanottaja ja palautusosoite. Kirjoita kirjekuoren vasempaan yläkulmaan nimesi, katusi, kaupunki, osavaltio ja postinumero. Kirjoita keskustassa samat tiedot kuin vieras. Voit myös lähettää yhteystietosi kutsussa tai vastauskortilla. Jos vieras menettää kirjekuoren, hänellä on silti pääsy tietoihisi.

7. 

   Kirjoita kohteliaasti. Viimeinen lauseesi ja allekirjoituksesi on valittava yleisön mukaan. Esimerkiksi, jos kutsut pomoasi, kohtelias "huomaavainen" on paras tapa jättää hyvästit. Jos se on vanhemmillesi, kirjoita "rakkaudella". Tämä on hyvä tilaisuus antaa kutsuillesi nopea ja helppo henkilökohtainen kosketus.
   • Tee kutsu henkilökohtaisemmaksi sisäisen vitsin avulla. Esimerkiksi: "Kiitos, että ostit minulle aina juoman, Roberto". Tämä on hyvin henkilökohtainen viesti, jonka voit kirjoittaa yliopiston kämppikselle hääkutsussa. Mutta tiedä, että ei ole kovin tarkoituksenmukaista kirjoittaa tätä vanhemmillesi.

8. 

   Koristele kutsut. Löydät laajan valikoiman yksinkertaisia ​​koriste-esineitä, kuten reunuksia, ja monimutkaisempia, kuten viiniköynnöksiä, ruusuja ja kurpitsaa. Jos sinulla on ystävä tai sukulainen, joka on taiteilija, pyydä heitä mukauttamaan kutsusi. Tämä on myös toinen mahdollisuus sisällyttää henkilökohtainen tyyliisi tehdessäsi. Muista kuitenkin, että suunnittelun on vastattava tapahtuman tyyliä. Esimerkiksi kallo ja sääriluut voivat olla mukavia Halloween-juhlakutsulle, mutta se ei näytä hyvältä hääkutsussa.

Osa 3/3: Vastauksen kerääminen

1. 

   Seuraa vastauksia manuaalisesti. Jos olet käskenyt vieraita vastaamaan kutsussa mukana olevalla kortilla tai puhelimitse, manuaalisen vastausten luettelon luominen voi olla helpompaa. Se voi olla yhtä yksinkertainen kuin tulostettu luettelo vieraista, joissa on viisumimerkit, jotka osoittavat läsnäolon, tai "X", joka osoittaa poissaolon. Toinen vaihtoehto on luoda kehittyneempi seurantajärjestelmä käyttämällä Excel-laskentataulukkoa, joka sisältää vahvistusten kokonaismäärän, ylimääräiset vieraat, aikuisten tai lasten määrän, ruokalajin tyypin ja muut ennalta määritetyt tekijät.

2. 

   Käytä virtuaalista järjestelmää. Jos olet päättänyt, että digitaaliset kutsut ovat paras vaihtoehto tapahtumallesi, sinulla on todennäköisesti pääsy vastausten ja vahvistusten seurantaohjelmaan. Tämä on yksi syy siihen, miksi ihmiset valitsevat sähköiset kutsut. Jos olet kuitenkin lähettänyt perinteisiä paperikutsuja, on edelleen mahdollista siirtää vierasluettelo ja tiedot digitaalisiin valvontajärjestelmiin prosessin hallitsemiseksi. Internetissä on useita halpoja tai ilmaisia ​​resursseja.

3. 

   Valmistaudu sopivalle määrälle vieraita. Kun sinulla on hyvä käsitys vieraiden määrästä, jotka voivat osallistua tapahtumaan, järjestä paikka, buffet ja muu majoitus vastaamaan läsnäolijoiden tarpeita. Tarkista tilaamiesi aterioiden lukumäärä, paikan enimmäismäärä ja muut tekijät, jotta saat hyvän kokemuksen kaikille läsnäolijoille.

4. 

   Lähetä kiitoskortteja. Sillä ei ole merkitystä, oletko saanut lahjoja vierailta vai ei, on tärkeää osoittaa, että olet kiitollinen siitä, että he ovat lisänneet tapahtumasi kalenteriinsa. Käytä allekirjoitusluetteloa tai pyydä jotakuta pysymään oven luona tarkkailemaan osallistuneita. Lähetä sitten kiitoskortteja.
   • Kortti voi sisältää yksinkertaisen viestin: "Kiitos, että tulit syntymäpäiväjuhlille!"
   • Jos sait lahjan, lisää korttiin erityinen viite, jossa sanotaan jotain: ”Kiitos paljon siitä, että tulit valmistumisjuhlaani. Odotan innolla käyttämäni kynäsarjan käyttämistä minulle tulevassa urassani! "
   • Kutsujen tapaan nämä kortit voidaan tulostaa digitaalisesti tai perinteisesti, tilanteestasi riippuen.