Kirjoittaja:
Vivian Patrick
Luomispäivä:
12 Kesäkuu 2021
Päivityspäivä:
13 Saattaa 2024
Sisältö
Sinut on juuri valittu tai nimitetty sen komitean sihteeriksi, johon kuulut. Onnittelut! Tiedätkö kuinka tallentaa, valmistella ja esittää pöytäkirjaa? Ei ole väliä, seuraatko lainmukaista raamattua Päivitetyt Robert-tilauksen säännöt tai kirjoitat minuutteja vähemmän muodollisissa olosuhteissa, tässä on tärkeitä tapoja noudattaa.
Askeleet
Osa 1/4: Ennakkovalmistelu
Tunne organisaatiosi kokoussäännöt. Jos sihteerin odotetaan laativan viralliset pöytäkirjat, kysy, noudattaako ryhmä Robertin työjärjestystä tai muuta virallista opasta. Kysy epävirallisemmissa asetuksissa, mitä pöytäkirjaan tulisi sisällyttää tai miten niitä käytetään.
- Sinun ei tarvitse tutustua täydellisiin päivitettyihin työjärjestyssääntöihin, mutta kopion hankkiminen tai lainaaminen voi auttaa vastaamaan tiettyihin kysymyksiin.
- Tunne myös roolisi. Jotkut pöytäkirjan sihteerit eivät osallistu kokoukseen, kun taas toiset ottavat pöytäkirjoja ja osallistuvat keskusteluun. Riippumatta tapauksesta, sihteerin ei pitäisi olla joku, jolla on toinen tärkeä rooli, kuten avustaja tai presidentti.
Valmista malli ensin. Jokaisen kokouksen pöytäkirjassa toistetaan joitain tietoja, joten malli luo yhtenäisen muodon helppoa käyttöä varten. Vähintään tilaa seuraaville tiedoille:- Organisaation nimi.
- Kokouksen tyyppi: onko se säännöllinen, viikoittainen tai vuosittainen kokous, pienen valiokunnan kokous vai erityistapaaminen?
- Päivämäärä, aika ja paikka. Jätä tilaa aloitus- ja lopetusajoille (suunniteltu ja lykätty).
- Kokouksen puheenjohtajan tai johtajan ja sihteerin (tai varajäsenten) nimi.
- Luettelo "lahjoista" ja "poissaolevista". Huomaa, onko päätösvaltainen (tarpeeksi ihmisiä äänestämään).
- Tila allekirjoituksellesi. Pöytäkirjoista vastaavana henkilönä allekirjoitat aina työsi, ja pöytäkirjan hyväksymisen jälkeen saatetaan tarvita ylimääräinen allekirjoitus organisaatiosi politiikasta riippuen.
- Esityslista, jos sellainen on annettu. Jos kokouksen puheenjohtaja tai neuvonantaja ei ole pyytänyt sinua laatimaan esityslistaa, hänen pitäisi olla käytettävissä sellainen, joka auttaa järjestämään muistiinpanoja kokouksesta.
Ota muistikirja tai muistikirja mukaasi. Valitse jotain, josta olet tyytyväinen. Jos aiot kirjoittaa minuutteja usein, varaa muistikirja tätä tarkoitusta varten tai luo kansio tietokoneellesi.- Jos olet ottanut pöytäkirjaa edellisessä kokouksessa eikä niitä ole vielä toimitettu hyväksyttäväksi, ota ne mukaan myös.
- Vaikka tallennin voi auttaa sinua muistiinpanojen kirjoittamisessa myöhemmin, se ei korvaa muistiinpanoja. Jos aiot tallentaa kokouksen, katso, ovatko kaikki läsnäolijat samaa mieltä eivätkä anna periksi kiusaukseen kirjoittaa se sanasta sanaan.
- Lyhytaikaisen oppiminen nopeuttaa muistiinpanoprosessia, mutta ei ole välttämätöntä, että jokainen sana voidaan kirjoittaa muistiin minuuttien tuottamiseksi. Itse asiassa sinun tulisi välttää tekemästä niin.
- Jos sinua pyydetään tekemään muistiinpanoja julkisesti kokouksen aikana, käytä projektoria tai esitystelineitä ja vie muistiinpanot jälkeenpäin kotiin sumentamatta niitä, jotta voit käyttää niitä pöytäkirjan kirjoittamiseen.
Osa 2/4: Muistiinpanojen tekeminen kokouksesta
Jaa läsnäololuettelo. Kun kaikki ovat läsnä, jaa pala paperia (tai enemmän, suurempiin kokouksiin) ja tilaa jokaiselle henkilölle kirjoittaa nimi ja yhteystiedot. Voit käyttää tätä luetteloa kokouksen jälkeen mallisi lahjat-osan täyttämiseen tai liittää luettelon itse koko pöytäkirjaan.- Jos et tiedä monia läsnäolijoista, luonnosta taulukko paikoista ja täytä se samalla pyytämällä jokaista esittelemään itseään. Pidä se kätevänä muistiinpanoa tehdessäsi, jotta voit soittaa ihmisille tarvittaessa nimellä, kuten alla käsitellään.
Täytä niin paljon mallista kuin voit. Kirjoita odottaessasi kokouksen alkua muistiin organisaation nimi, kokouksen päivämäärä ja paikka sekä tyyppi (esim. Viikoittainen, erityisvaliokunnan kokous jne.). Kun se alkaa, kirjoita aloitusaika.
- Jos sinulla ei ole mallia, tallenna nämä tiedot muistiinpanojesi yläosaan.
- Jos kokous kutsuttiin erityistä tarkoitusta varten tai tiettyyn aikaan, tallenna muistiinpano, joka lähetettiin ilmoittaaksesi jäsenille, ja liitä se pöytäkirjaan sen jälkeen, kun heidät oli kirjoitettu.
Kirjoita ensimmäisen liikkeen tulos muistiin. Suurin osa virallisista kokouksista alkaa esityksen hyväksymisestä esityslistalle, joten tässä vaiheessa tätä menettelyä käytetään esimerkkinä. Jos kokous alkaa eri liikkeellä, kirjoita kaikki siihen liittyvät tiedot:
- Liike on tavallisesti täsmennetty sanalla "ehdotan". Yleensä "ehdotan tämän asialistan hyväksymistä".
- Ehdotuksen tekijän nimi (henkilön, joka ehdotti esitystä).
- Äänestyksen tulos. Jos se on positiivinen, kirjoita "liike hyväksytty". Muussa tapauksessa kirjoita "liike hylätty".
- Voit pyytää pidempien esitysten lähettämistä kirjallisesti, jos et pysty kirjoittamaan niitä oikein. Jos tämä ongelma on yleinen, kysy kokousten välillä, voiko tästä käytännöstä tehdä virallisen yli tiettyjä sanoja sisältävissä esityksissä.
- Jos olet laatinut esityslistan, voit olla sen esittelijä ja pöytäkirjan sihteeri. Oman toiminnan rekisteröinnissä ei ole ongelmaa, kunhan pysyt objektiivisena.
Kirjoita muistiin muut kokouksen aikana esiin tulevat esitykset. Kuuntele tarkasti kaikkia keskusteluja, mutta älä nauhoita niitä, ellei toisin ohjeisteta. Kun uusi liike tehdään, kirjoita asiaan liittyvät tiedot.
- Muista, että jokaisessa esityksessä on oltava tarkat sanat, ehdokkaan nimi ja äänestystulos.
- Joitakin esityksiä on tuettava ennen äänestyksen aloittamista. Jos joku sanoo "tuen esitystä" tai jotain vastaavaa, kirjoita kyseisen henkilön nimi kannattajaksi.
- Jos et tiedä ehdokkaan nimeä tai tarvitset esityksen toistamista, keskeytä kokous kohteliaasti kysyäksesi. Tietojen oikea kirjoittaminen on riittävän tärkeää pienen keskeytyksen takaamiseksi.
- Jos esitys saa tarkistuksen, muuta vain muistiinpanojen sanat. Ei ole tarpeen huomata, että muutos on tapahtunut, ellei se ole kiistanalainen ja aiheuta paljon keskustelua.
Kuuntele raportteja ja hanki niistä kopiot. Aina kun raportti, uutinen tai vastaava luetaan ääneen, kirjoita muistiin asiakirjan nimi ja kuka sitä lukee, tai sen laatinut alakomitea. Jos liike seuraa lukemaa, tallenna se kuten muutkin.
- On käytännöllisempää hankkia kopio kokouksen lopussa. Tee muistiinpano, jos haluat pyytää lukijalta tai kokouksen johtajalta kopion myöhemmin, ja liitä kyseinen kopio kirjoitettuun pöytäkirjaan.
- Jos kopioita ei ole saatavana, huomioi alkuperäinen asiakirja. Saatat joutua pyytämään näitä tietoja kokouksen jälkeen.
- Jos jäsen tekee suullisen raportin asiakirjan lukemisen sijaan, kirjoita lyhyt ja objektiivinen yhteenveto raportista menemättä yksityiskohtiin tai lainaamalla puhujaa kirjaimellisesti.
Tallenna tehdyt tai merkityt toiminnot. Tähän sisältyy edellisessä kokouksessa annettujen tehtävien ja uusien toimintojen tarkistaminen. Pysyikö kukaan kirjoittaa kirjettä? Kirjoita henkilön nimi ja ohjeet muistiin.
- Kokouksen muodollisuudesta riippuen monet näistä toimista voivat kuulua "esitysten" luokitukseen. Vähemmän muodollisissa kokouksissa saattaa olla tarpeen pitää korvasi auki myös vähemmän selkeästi järjestettyjen päätösten tekemiseksi.
- Mainitse lyhyesti päätöksen perustelut, jos sellainen on annettu.
Kirjaa kaikki työjärjestyskohdat ja päätökset. Aina kun vastustetaan menettelyä, kirjoita muistiin täydellinen vastalause ja sen perusteet sekä koko presidentin tekemä päätös.
- Sisällytä viitteet Robertin työjärjestykseen, organisaatiopolitiikkaan tai yrityksen protokollaan.
Kirjoita yhteenvedot keskusteluista vain pyydettäessä. Virallisesti pöytäkirjaan merkitään mitä oli tehty, ei mitä oli sanoiSuorita kuitenkin kaikki organisaation sinulle esittämät erityiset pyynnöt.
- Ole keskustelun nauhoituksessa mahdollisimman objektiivinen. Sisällytä tiettyjä kohtia, ei mielipiteitä, ja minimoi adjektiivien ja adverbien käyttö. Tavoitteenasi on kirjoittaa kuivalla, tosiasiallisella ja ikävällä tavalla!
- Älä anna ihmisille nimiä keskustelun yhteenvedon aikana. On erityisen tärkeää, ettet tee tätä kiihkeissä keskusteluissa, jotka saattavat loukata sinua.
Solmi päät kokouksen lopussa. Kirjoita muistiin sen päättymisaika ja muista saada kopiot raporteista tai muistuttaa jotakuta lähettämään ne sinulle.
- Katsokaa muistiinpanojasi nähdäksesi, puuttuuko jotain tai tarvitseeko se selvitystä. Jos haluat kysyä jollekulta jotain, tee se ennen henkilön lähtöä.
Osa 3/4: Pöytäkirjojen transkriptio
Aloita tämä prosessi mahdollisimman pian. On parasta kirjoittaa viralliset pöytäkirjat heti kokouksen jälkeen, jolloin tapahtumat ovat vielä mielessäsi.
Kirjoita tietokoneelle kokouksen muistiinpanoja. Olet ehkä jo tehnyt tämän, jos käytit muistikirjaa. Tallenna muistiinpanosi ja aloita uusi asiakirja minuutteille, jotta voit verrata kahta asiaa vierekkäin.
Muotoile muistiinpanosi järjestettyihin kappaleisiin. Jokaisen uuden esityksen, päätöksen tai työjärjestyspuheenvuoron on oltava omassa kappaleessaan. Kun muotoilet niitä, varmista, että:
- Käytit oikeinkirjoitusta ja kielioppia. Käytä oikolukua tarvittaessa.
- Hän käytti samaa jännitettä koko tekstissä. Käytä täydellistä menneisyyttä tai nykyisyyttä, mutta älä vaihda niitä samassa asiakirjassa.
- Se oli niin objektiivista kuin mahdollista. Mielipiteesi ei pitäisi ilmestyä pöytäkirjaan, koska haluat luoda objektiivisen tietueen, jota kaikki voivat käyttää.
- Hän käytti yksinkertaista ja tarkkaa kieltä. Mikä tahansa epämääräinen kieli on korvattava tarkoilla sanoilla ja koristeltu kuvaus on poistettava.
- Se sisälsi vain toteutetut toimet, ei keskusteluja. Ellei sinua pyydetä kirjoittamaan keskusteluja, keskity siihen, mikä oli tehty, ei mitä oli sanoi.
- Hän numeroi sivut helppoa käyttöä varten.
Jaa pöytäkirjaluonnos jäsenille. Lähetä kullekin kopio läsnäololomakkeessa olevista yhteystiedoista. Jos sinulla ei ole näitä tietoja, kokouksen johtajan on voitava ottaa sinuun yhteyttä.
Hanki pöytäkirjan hyväksyntä. Sinua saatetaan pyytää lukemaan se ääneen seuraavassa kokouksessa ja lähettämään se hyväksyttäväksi. Jos liike hyväksytään, kirjoita se muistiin.
- Jos pöytäkirja on korjattu ennen hyväksymistä, tee muutoksia asiakirjaan ja ilmoita lopussa, että pöytäkirja on korjattu kuvaamatta erityisiä korjauksia.
- Jos pöytäkirjan oikaisemiseksi tehdään päätös niiden hyväksymisen jälkeen, sisällyttäkää asian tarkat sanat kyseiseen pöytäkirjaan ja onko se hyväksytty vai ei.
Osa 4/4: Kokouspöytäkirjan mallin käyttäminen
Siirry kokousmallisivustolle. Nämä valmiit mallit säästävät aikaa minuuttien järjestämiseen ja auttavat estämään virheitä.
Vietä aikaa tarkastellessasi kutakin sivustoa. Käytä heidän hakuominaisuuksiaan ja käy läpi vaihtoehtoja löytääksesi sinulle parhaan.
- Jos tarvitset tietyn mallin, kuten yleisen tai vakiomallin, etsi verkkosivustoilta erityistarpeitasi ja lataa mallit napsauttamalla vastaavia painikkeita. Tallenna ne helposti löydettävään paikkaan, jotta et menetä niitä.
Avaa tiedosto. Lataamisen jälkeen pura se ja avaa se Microsoft Wordissa tai Excelissä. Paranna laatua ja helppokäyttöisyyttä käyttämällä Microsoft Wordin uusinta versiota, sillä sen ajan tasalla pitäminen helpottaa asioita ja antaa sinulle mahdollisuuden hyödyntää uusia ominaisuuksia.
Lisää yrityksesi logo ja tekijänoikeudet otsikkoon. Poista esimerkkilogo, mutta älä lue ensin käyttöehtoja, joista hankit mallin. Loppujen lopuksi ei ole tarvetta oikeudellisille ongelmille, eikö?
Vaihda otsikko. Korosta otsikkoalueella sanat "Kokous / ryhmä" ja kirjoita pöytäkirjasi otsikko.
Vaihda teema (valinnainen). Jos haluat tehdä minuuttimallistasi kauniimman ja ammattimaisemman, harkitse värien vaihtamista tai valmiiden teemojen valitsemista. Se on helppoa: etsi Sivun asettelu -välilehti ja seuraa sitä Värit ja teemat -kohtaan. Siellä voit muokata mallisi ulkonäköä ja jopa tehdä siitä vastaavan yrityksesi logon värejä.
Nimeä mallin osat. Koko kentässä tulisi olla useita kenttien nimiä. Saatat tarvita enemmän tai vähemmän, tai et vieläkään pidä siitä, miten osiot nimetään. Mukauta ne vastaamaan kokoustarpeitasi.
Tallenna malli muistikirjaasi, jotta voit viedä sen kokouksiin ja aloittaa pöytäkirjojen laatimisen. Jos jatkat Microsoft Officen käyttöä, asiat ovat nopeita ja helppoja, ja voit seurata kokousta entistä organisoidummin ja tarkemmin kuin ennen. Vaihtoehtoisesti voit tulostaa mallin kirjoittaaksesi sen käsin, mutta säilytä kenttien korkeudet, jotta voit laittaa niin paljon tietoa kuin tarvitset.
Tarkista mallisi. Onnittelut! Kokouspöytäkirjasi on valmis. Tuottavuuden ja tarkkuuden kokousten aikana odotetaan nousevan räjähdysmäisesti nyt, kun sinulla on malli ohjaamaan sinua ja järjestämään ajatuksesi. Kuten minkä tahansa projektin kohdalla, tarkista yksityiskohdat, jos jotain puuttuu tai on hämmentävää. Kun olet varma, että kaikki on kunnossa, olet valmis mallisi ja olet valmis seuraaviin kokouksiin.
Vinkkejä
- Syötä pöytäkirja heti kokousten päätyttyä, sillä on parasta pitää ne, kun tapahtumat ovat vielä mielessä. Osallistujien on myös tärkeää saada kopio tarvittavista toimista mahdollisimman pian kokouksen päätyttyä.
- Istu mahdollisimman lähellä kokousjohtajaa, jotta voit kuulla kaiken ja pyytää selvennystä ilman, että sinun on nostettava ääntä.
- Säilytä pöytäkirjaa turvallisessa paikassa.
- Pyydä ihmisiä kirjoittamaan ylös liikkeensa, jotta heidän ei tarvitse rekisteröidä niitä paikan päällä.
- Älä pelkää keskeyttää ja pyytää selvennystä milloin tahansa.
- Pöytäkirjat ovat erittäin tärkeitä: ne säilytetään ja niitä voidaan käyttää vuosia myöhemmin. Jos ongelma on esimerkiksi laillinen, jonkun maine voi riippua minuuteista.
- Lue joitain osia Päivitetyt Robert-tilauksen säännötja erityisesti sen osan, joka puhuu sihteerinä olemisesta.
- Kirjoita asiat muistiin niiden tapahtuessa. Jos sama aihe tulee esiin kahdesti, älä ryhmittele sitä yhteen.
Varoitukset
- Älä laita liian monta yksityiskohtaa minuutteihin. Vaikka sinua pyydetään nauhoittamaan keskusteluja, pidä ne mahdollisimman lyhyinä ja objektiivisina. Rajoita itseäsi ilmoittamaan vain tärkeimmät kohdat, jotka syntyvät, muuten olet hukkua ja täytä asiakirjat tarpeettomilla yksityiskohdilla.
- Pöytäkirjoista vastaavan henkilön henkilökohtaisten tulkintojen ja tunteiden ei pitäisi tulla rekisteriin.
- Jos osa kokouksesta on luottamuksellinen, ei raportoida. Sen sijaan kirjoita, että "hallitus ilmoitti keskustelun olevan luottamuksellinen. Siksi sitä ei kirjattu."
- Jos sinua pyydetään tallentamaan luottamuksellinen keskustelu, kuten asianajajan ja asiakkaasi välinen tapaaminen, tee se hetkessä erotettu ja pidä se poissa yhtiökokouksen pöytäkirjoista. Merkitse se luottamukselliseksi ja tee selväksi, kenellä on pääsy siihen.
