Kirjoittaja:
Robert Doyle
Luomispäivä:
17 Heinäkuu 2021
Päivityspäivä:
13 Saattaa 2024
Sisältö
Me kaikki tiedämme, että työn organisointi on tärkeää; Silti tämä on loputon taistelu monille ihmisille. Uskokaa tai älkää, järjestäytynyt pysyminen ei ole niin pelottava tehtävä kuin miltä se kuulostaa. Jotkut nopeat muutokset tottumuksissa ja jatkuvissa ratkaisuissa voivat tehdä prosessista helpompaa kuin luulet.
Askeleet
Menetelmä 1/4: Tilan ja ajan hallinta
Seuraa toimintaa. Kirjaa useita toimintojasi päiväkirjaan useita päiviä. Tämä auttaa sinua näkemään tarkalleen, mitä teet, edes ymmärtämättä sitä, ja saat alustavan tunteen organisaation ja tuottavuuden epäonnistumisista. Lisäksi sinun tulee suorittaa tämä harjoitus yleiset tavoitteesi huomioon ottaen. Toimintapäiväkirjan avulla voit nähdä, mitkä tehtävät voivat tuhlata aikaa ja mitkä voivat vaikuttaa tavoitteisiisi.
Määritä korkean tuottavuuden aikataulut. Jotkut ihmiset ovat tuotteliaita aamulla, kun taas toiset vihaavat ajatusta nousta aikaisin. Sinulla voi jo olla tunne päivän osista, jotka tekevät sinusta tuottavamman. Huolimatta mieltymyksistäsi - öistä, aamuista, lounasaikasta tai juuri ennen tai jälkeen "ruuhka-ajan", hyödynnä näitä jaksoja maksimoidaksesi tuottavuutesi.
Priorisoi tehtäviäsi. Me kaikki tiedämme, että jotkut tehtävät ovat tärkeämpiä kuin toiset; emme kuitenkaan aina anna heille riittävää etusijaa. Kehitä esimerkiksi järjestelmä, joka luokittelee tehtävät muistutusten avulla, jotka sisältävät rehellisesti ja joustavasti tuotemerkkejä, kuten liput tai tähdet. Pidä nämä muistutukset lähellä virtuaalisia tai fyysisiä tietokoneita tai työpöytiä. Käytä enemmän aikaa ja energiaa luettelon tärkeimpiin kohteisiin. Esimerkkejä voivat olla tehtävät, joilla on lyhyet määräajat, kuten asiat, jotka sinun on toimitettava päivän loppuun tai seuraavaan päivään mennessä. Voit myös priorisoida vastaukset asiakkaille, pomoille tai muille, jotka ovat vastuussa aiheutuneista kuluista. Ja jos et ole varma, kuinka arka tai tärkeä tehtävä on, on aina hyvä kysyä.
Suorita nopeat tehtävät välittömästi. Kaikkia tehtäviä ei tarvitse priorisoida ja ajoittaa tiettyyn aikaan.Joidenkin suunnittelu tai aikatauluttaminen voi viedä yhtä paljon aikaa kuin niiden suorittaminen. Jos on, ja voit suorittaa nämä tehtävät heti, nauti! Näiden esteiden käsitteleminen tällä tavalla auttaa myös välttämään viivytyksiä.
Hallitse sotkua ja työmateriaaleja. Pöydämme siirtyvät helposti häiriötilanteista elokuvien arvoisiin tuhoutumiskohtauksiin - mikä vaikeuttaa organisointia. Jotkut ihmiset toimivat jopa tiukkojen siivouskäytäntöjen mukaisesti. Vaikka ne eivät olekaan välttämättömiä, puhdista työasemasi muutamalla tavalla.
- Jatka tilausta. Heitä roskat pois ja arkistoi järjestelmällisesti tarvitsemasi materiaalit. Siivoa sotku aina kun mahdollista: taukojen aikana tai tehtävien välillä.
- Puhdista syntyvä lika välittömästi. Joten sinun ei tarvitse huolehtia siivouksesta myöhemmin. Lisäksi tämä estää nykyisen häiriön pysyvän pöydälläsi tulevaisuudessa.
- Pidä tarvitsemasi tarvikkeet käden ulottuvilla. Ilmeisesti kaikki ympärilläsi eivät ole merkki häiriöistä. Käyttämiesi työkalujen saatavuus säästää aikaa ja hyödyntää arvokasta tilaa.
Aikataulut aktiviteeteille ja tapaamisille. Jotkut ihmiset suunnittelevat vain kokouksia, mutta eivät tee luetteloita tarvittavista toiminnoista. Tärkeimpien tehtävien ja tapaamisten ajoitus voi olla hyödyllistä. Voit myös "ryhmittää" tiettyjä tehtäviä. Esimerkiksi: aikatauluta kokoukset vain tiistaisin ja torstaisin. Pidä myös kalenterissasi vapaa-aikaa varata luovaa aikaa itsellesi tai odottamaan odottamattomia tapahtumia.
- Käytä esityslistaa ja kalenteria. Nämä työkalut voivat olla paperisia tai virtuaalisia sovellusten muodossa, kuten iCalendar ja Google Now.
- Erota aktiviteettisi luokkiin. Toimintojen luokittelu tai erottaminen värin mukaan voi antaa sinulle nopeat visuaaliset muistutukset tärkeistä asioista. Näihin luokkiin voi kuulua esimerkiksi kirjeenvaihto, projektit, tapahtumat, kokoukset, keskustelut ja jopa tauot tai fyysisten harjoitusten ajat.
- Optimoi tekniikka. Virtuaalikalenterit ja sähköpostialustat, kuten Outlook, voivat yhdistää tehtäväluettelosi, yhteystietosi ja osoitteesi. Tämä paitsi tekee kaikesta tehokkaampaa, myös optimoi ajatteluprosessisi.
- Aina kun mahdollista, delegoi tehtävät. Kun otetaan huomioon päivän työn intensiivisyys, on helppo unohtaa, että sinun ei tarvitse tehdä kaikkea yksin. Siirrä tehtävät avustajalle tai, jos olet erityisen juuttunut askareisiin, pyydä kollegaa tekemään sinulle palvelus ja apu tietyissä tehtävissä. Voit palkita heidät, kun kaikki on rauhallisempaa.
Tapa 2/4: Sähköpostisi hoitaminen järjestelmällisesti
Tarkista sähköpostisi aikataulun mukaan. Kaikkien ei tarvitse tarttua postilaatikkoonsa, koska monet vastaanotetut viestit eivät ole niin kiireellisiä. Jos työskentelet paikassa, joka ei vaadi välitöntä vastausta sähköposteihin, tarkista postilaatikkosi aikataulun mukaan - noin kolme tai neljä kertaa päivässä.
Arkistoi sähköpostit. Hyödynnä kansioita ja tarroja sen sijaan, että annat viestien kasaantua postilaatikkoosi. Outlookissa on kansioita ja alikansioita, kun taas Gmailissa on tarroja ja useita erillisiä postilaatikoita. Jos olet esimerkiksi toimittaja, kansioidesi nimi voi olla "Nykyiset raportit", "Tulevat raportit", "Vanhat raportit", "Haastattelut ja lähteet" sekä "Tarinat ja ideat".
- Poista ja arkistoi. Arkistoi vanhat ja tärkeät viestit ja poista loput. Yllä olevassa esimerkissä "Vanhat raportit" -kansio toimii toimittajan tiedostona. Kun aloitat vanhojen sähköpostiviestien poistamisen, olet yllättynyt siitä, kuinka monta kohdetta menee roskakoriin ja kuinka monta kohdetta on tallennettu. Jotkut ihmiset haluavat myös, että postilaatikkonsa on tyhjä - jättäen yhden viestin lukematta (tai jättämättä viestejä postilaatikkoon). Kansioiden ja tarrojen lisäksi voit tyhjentää laatikon käyttämällä "Arkistoi" -toimintoa, poistamalla vanhoja sähköposteja töiden taukojen aikana tai tilien järjestämissovellusten avulla.
Aina kun se on tehokkainta, käytä muita viestintämuotoja. Joskus yksinkertainen puhelu voi ratkaista ongelman, joka vaatii kymmenen sähköpostin vaihtoa. Jos on, soita henkilölle! Jos tiedät, että sähköpostinvaihto luo keskustelun tai sisältää useita viestejä, voi olla parasta puhua puhelimitse. Tällä tavoin voit saada lisätietoja, välttäen pitkää ja pitkää keskustelua sähköisten viestien kautta. Voit jopa lähettää sähköpostia kollegallesi ja sanoa jotain "Minulla on paljon kysymyksiä tästä aiheesta. Ehkä meidän pitäisi puhua toisillemme. Voinko soittaa sinulle viiden minuutin kuluttua?"
Rajoita keskeytyksiä. Vaikka strategiset tauot ovat hyödyllisiä, keskeytykset työaikana eivät ole. Ne voivat hidastaa sinua, rikkoa työtasi ja saada sinut menettämään ajattelutapasi. Joten yritä käyttää erityisiä kirjoitettuja ja ääniviestejä, kun tiedät olevasi liian kiireinen. Näitä työkaluja ei tarvitse käyttää vain, kun et ole toimistossa; niitä voidaan käyttää, kun olet juuttunut tehtäviin. Monet ihmiset käyttävät myös "avoimet ovet" -käytäntöä - mutta sinun ei tarvitse jättää huoneesi auki koko ajan. Voit jopa jättää ystävällisen muistiinpanon ovelle sanomalla jotain "Olen keskellä puhelua" tai "Olen kiireinen. Palaa myöhemmin takaisin tai lähetä sähköpostia".
Käytä "pilvien" palveluja. Pilvipalvelua (tunnetaan myös nimellä "cloud computing") voidaan harkita, koska se on halvempaa, skaalautuvaa, tehokasta ja helposti päivitettävää. Näiden pilvien tarjoama sisältö voi olla erityisen hyödyllistä, koska voit käyttää sitä useilla laitteilla: tietokoneilla, tableteilla, älypuhelimilla jne. Pilvivarastointi toimii myös ensisijaisena tai toissijaisena tapana tehdä digitaalisia varmuuskopioita. Ota yhteys työpaikallasi olevaan IT- tai ohjelmistovastaavaan. Sinulla voi olla jo paljon vapaata tilaa pilvissä (tai voit jopa ostaa tuon tilan pienistä vuosimaksuista).
Käytä Internet-suosikkeja. Parhaat selaimet mahdollistavat kirjanmerkkien lisäämisen - kun tallennat ja järjestät usein käymiäsi sähköpostiosoitteita, jotta ne ovat helposti ja nopeasti käytettävissä. Hyödynnä niitä, jotta et unohda tärkeitä verkkosivustoja, jotka sisältävät alan uutisia tai tietoa.
Menetelmä 3/4: Ajan hyödyntäminen
Vältä useiden tehtävien harjoittamista samanaikaisesti. Tältä osin useimmilla asiantuntijoilla on samanlaiset mielipiteet. Vaikka se saattaa tuntua nopealta ja siistiltä televisiossa, useiden tehtävien samanaikainen harjoittaminen ("monitoiminto" tai "moniajo") ei ole tehokasta ja voi heikentää organisaation tehokkuutta. Valitse omistautua kokonaan yhdelle tehtävälle kerrallaan; viimeistele se ja siirry luettelon seuraavaan kohtaan.
Luo aikataulu tai kalenteri itsellesi. Onneksi useimmat työpaikat eivät edellytä sinun aikatauluttavan kaiken päiväsi nimenomaan. Kohokohtien ja päivän tärkeimpien tapahtumien ja tehtävien perusaikataulun pitäminen voi kuitenkin olla hyödyllistä.
- Aseta aikarajat tietyille toiminnoille. Jotkin tehtävät eivät vaadi näitä rajoituksia, mutta toisilla on oltava aikaparametrit, jotta voit parantaa tuottavuuttasi. Ajattele päivittäisiä toimintoja, jotka kestävät yleensä tavallista kauemmin - ja anna heille tarkat määräajat tulevaisuudessa.
- Varata ylimääräistä aikaa muihin aktiviteetteihin. Jotkut toiminnot - kuten olet ehkä oppinut kokemuksesta - vaativat yleensä enemmän aikaa kuin odotettiin; tämä ei kuitenkaan ole välttämättä huono asia. Varaa esimerkiksi lisäaikaa ennen ja jälkeen tämän tyyppisten tehtävien suorittamisen (ja erityisesti tärkeisiin tapahtumiin ja kokouksiin).
Käytä sekuntikellosovellusta, fyysistä sekuntikelloa tai hälytystä. Nämä työkalut voivat olla tehokkaita, kun niitä käytetään säästeliäästi. Jotkut ihmiset haluavat asettaa hälytyksensä 10, 15 tai 30 minuuttia etukäteen saadakseen ennakkovaroitukset ja valmistautuakseen toimintaan. Voit myös käyttää muistutuksia.
Vältä toimintasi lykkäämistä. Kysy itseltäsi, onko tämä lykkääminen ehdottoman välttämätöntä vai onko se vain esimerkki viivytyksestä. Jos luulet viivästyttävän, älä lykkää tehtävää - suorita se heti! Kun toiminnan lykkääminen on kuitenkin väistämätöntä, muista muistiin kohta, jossa keskeytit sen, ja aseta toinen tietty aika sen suorittamiseen. Toinen vaihtoehto on luoda valmiussuunnitelma. Esimerkiksi: jos joudut peruuttamaan henkilökohtaisen tapaamisen, saatat pystyä soittamaan henkilön kanssa (ääni ja / tai video).
Menetelmä 4/4: Fyysisen ja henkisen terveytesi hoitaminen
Ottaa taukoja. On tärkeää pitää henkisiä taukoja, jotta pysyt terveenä ja tuottavana. Meillä on taipumus olla niin veden alla työssä, että joskus emme pidä taukoja - niin välttämättömiä. Nämä tauot antavat meille tarvitsemamme loput ja parantavat tuottavuuttamme, mutta ne antavat meille myös mahdollisuuden astua taaksepäin ja kysyä itseltämme, käytämmekö aikamme mahdollisimman tehokkaasti.
Nuku paremmin. Jos emme nuku hyvin, voimme olla järkyttyneitä, väsyneitä tai haluttomia seuraavana päivänä, mikä voi heikentää tehokkuutta ja työsuunnitelmiamme. Suunnittele levätä vähintään seitsemän tai kahdeksan keskeytymätöntä tuntia yössä.
Älä vertaa itseäsi työtovereihisi. Suurimman osan näiden ihmisten työ on erilainen kuin meidän, ja heillä kaikilla on erilaiset organisaatiomenetelmät. Menetelmä, jolla on järkevää ja tehokas tuntemallesi henkilölle, ei välttämättä ole paras rutiinisi kannalta ja päinvastoin.
Hyväksy, että organisaatio on jatkuva prosessi. Älä odota olevasi täydellinen. Organisaatio on jatkuva ja vaatii jatkuvaa huomiota. Sinua ei järjestetä täydellisesti joka päivä; Pieni tilaus voi kuitenkin tehdä sinusta paljon tehokkaamman.
