Sisältö

• Askeleet

Ollaksesi hyvä sihteeri, sinun on aina oltava valmis ratkaisemaan jotain sen lisäksi, että olet tehokas ja organisoitu. Henkilö, joka ottaa tämän roolin, joka vaatii paljon luottamusta, on välttämätön osa tiimiä, mutta se ei vapauta häntä tarpeesta osata kommunikoida erittäin hyvin. Taitojen parantaminen yhä enemmän on tapa saada mielenkiintoinen, vakaa ja nautinnollinen työ.

Askeleet

Menetelmä 1/3: Ammattikannan ottaminen

1. 

   Saavu aina ajoissa. Yritä saapua vähän aikaisemmin kuin tavallista järjestääksesi toimiston ja valmistautuaksesi päivän kokouksiin ja muihin tapaamisiin. Hyödynnä hetki, jolloin ympäristö on tyhjä ja hiljainen lukeaksesi sähköposteja ja seuraamaan muiden tärkeiden tehtävien etenemistä.
   • Yritä tarkkailla aikaa, joka kuluu päivittäin töihin pääsemiseen, ja säädä rutiini sen mukaan. Salli 15 tai 20 minuuttia etukäteen, jotta vältät odottamattomien olosuhteiden myöhästymisen riskin. Jos olet menossa jonnekin ensimmäistä kertaa, kokeile sitä ensin saadaksesi käsityksen siitä, kuinka kauan kestää päästä sinne.

2. 

   
   
   Järjestä ideoita. Nauti paljon levätä pitämään mielesi rauhallisena ja rentona. Näin voit järjestää ideasi selkeämmin. Ota kahvia tai teetä aikaisin aamulla tai kun tuntuu, että sinun on virkistettävä mieltäsi. Aina kun mahdollista, pidä tauko ja jätä pöytäsi puhtaaksi ja siistiksi.
   • Joka 52 käyttämää minuuttia on järkevää pitää 17 minuutin tauko. Tutkimukset osoittavat, että tämä työ- ja lepoaika lisää tuottavuutta entisestään. Tauon aikana nouse ylös ja tee venyttelyä tai yksinkertaisia ​​harjoituksia. Käytä tilaisuutta keskustella kollegojesi kanssa tai kävele vain toimistossa ja juo vettä.

3. 

   
   
   Ole aina tietoinen esityslistasta. Yksi sihteerin tehtävissä työskentelevien tärkeimmistä velvollisuuksista on tietää esimiehen, yrityksen muiden tärkeiden työntekijöiden asialista ja tehtävät, jotka on suoritettava. Pidä aina silmällä aikataulua välttääksesi virheitä, kuten aikatauluttamalla kaksi erilaista kokousta samaan aikaan.
   • Jätä asialista, joko fyysinen tai virtuaalinen, aina auki. Kun joku kysyy pomosi nimityksistä tai yrittää sopia tapaamisen, sinulla on jo tiedot käsillä.

4. 

   
   
   Valmistaudu kokouksiin. Ota kaikki tarvittavat materiaalit, kuten esityslista, kannettava tietokone ja muistiinpanot aiemmista konferensseista. Ennen kokouksen aloittamista kysy esimieheltäsi, onko sinun tehtävä jotain, esimerkiksi luovuttamalla asiakirja osallistujille tai olet vastuussa tietokoneesta esityksen pitämiseksi.
   • Lähetä edellisenä iltana tai muutama tunti edellisenä iltana kokouksen laajuus, edellisten tapaamisten pöytäkirjat tai muu osallistujille merkityksellinen aineisto.

5. 

   Opi lyhyt. Tietojen kirjoittamisen kysyntä on yleensä suuri sihteerin tehtävissä työskenteleville. Suorita pikakurssi oppia tapoja kirjoittaa nopeammin.
   • Jos et yleensä tee muistiinpanoja käsin, voit oppia kirjoittamaan nopeammin. Tee testi asettamalla minuutin ajastin kullekin käytetylle laitteelle ja yritä kirjoittaa nopeasti puhelimellasi, tablet-laitteellasi ja tietokoneellasi. Tee sitten laskenta nähdäksesi, kuinka monta sanaa voit kirjoittaa kullekin laitteelle. Käytä sitä, josta saat parhaan suorituskyvyn useimmiten.

Tapa 2/3: Organisaatiotekniikoiden parantaminen

1. 

   Käytä kalentereita ja kalentereita. Jätä kalenteri, kalenteri ja muistilehtiö käteväksi ja päivitä tiedot tarvittaessa.
   • Haluatko työskennellä mieluummin kynän ja paperin kanssa? Pidä taskussa tai laukussa sisäpuolella olevaa muistilehtiötä ja kynää, jotta voit aina kuljettaa niitä. Kun merkitset muistiin tehtäväluettelon ja onnistut suorittamaan, ylitä tehtävä luettelossa.
   • Se on ok, jos haluat digitaalisia resursseja. Käytä tapaamisia ja tapaamisia matkapuhelimen kalenterista ja aseta hälytys ilmoitusten ja muistutusten vastaanottamiseksi. Wunderlistin ja Todoistin kaltaiset sovellukset auttavat paljon.

2. 

   Synkronoi tiedot. Muistiinpanojen, tehtävien ja tapaamisten pitämiseksi aina ajan tasalla on tärkeää synkronoida kaikkien laitteiden tiedot. Tällä hetkellä kaikilla nykyaikaisilla sovelluksilla on tämä ominaisuus.
   • Jaa tehtävät ja asiakirjat muiden työntekijöiden ja pomosi kanssa. Basecamp ja Trello ovat sovelluksia, joita voi käyttää useita ihmisiä tiimissä.
   • Lähetä asiakirjoja ja laskentataulukoita Google-dokumenttien tai jakamissovellusten, kuten Dropbox ja Hightail, kautta.

3. 

   Luo värijärjestelmä. Muistiinpanosi ja dokumenttisi on helpommin ymmärrettävissä, jos pystyt järjestämään ne värin mukaan. Määritä väri jokaiselle projektille, päivälle, työntekijälle tai muulle jaolle, joka voi helpottaa työtäsi. Käytä tekstimerkkejä tai värillisiä välilehtiä saadaksesi tietoja nopeammin.
   • Erilaiset mobiili- ja sähköpostisovellukset tarjoavat tämän tyyppisen ominaisuuden tehtävien jakamiseksi väreille.

4. 

   Puhdista sähköpostilaatikko. Pidä postilaatikkosi optimoitu poistamalla kaikki tarpeettomat viestit ja jättämällä vain tärkeimmät. Voit myös merkitä viestin lukemattomaksi tai sijoittaa seurantakuvakkeen sen viereen. Vähemmän tärkeät sähköpostit, jotka voit laittaa kansioihin ja poistaa tarpeettomat.
   • Yritä luoda kansioita, jotka on järjestetty vuoden, neljänneksen tai kuukauden mukaan. Tai jopa jakaa projektin, tyypin tai työntekijän mukaan. Yritä vastata, poistaa tai kerätä tärkeitä tietoja heti vastaanottamisen jälkeen, jotta et pääse merkityksettömiin viesteihin postilaatikkoon tai unohtamaan vastaamista. Aseta joitain tehtäviä omalle organisaatiollesi: jokaisen viestin määränpään määrittäminen päivän loppuun asti on yksi näistä inkubaatioista.

5. 

   Ole johdonmukainen. Säilytä samantyyppisiä materiaaleja erillisessä paikassa ja erillisiä muistikirjoja ja kansioita tiettyjä projekteja varten. Pidä tyyny ja kynä puhelimen lähellä, jotta voit tehdä muistiinpanoja nopeasti ja välttää kirjoittamista löysälle, helposti kadottavalle paperille. Kirjoita muistiin kokoustiedot erilliseen paikkaan, jotta et vaaranna tietojen sekoittamista vähemmän tärkeisiin tietoihin.

6. 

   Säästä paperia ja aikaa. Vältä tarpeettomien asiakirjojen tulostamista. Valitse tämä menetelmä, mitä voit käyttää vain digitaalisesti. Tallenna tai skannaa tärkeät tietueet, jotta ei hukkaa materiaalia tai aikaa. Yksi etuista, kun asiakirjat tallennetaan digitaalisiin tiedostoihin, on se, että pääsy niihin on aina vain napsautuksen päässä ja et ole vaarassa menettää niitä.

7. 

   Pidä materiaalivarasto ajan tasalla. Varo jättämästä väliin perusmateriaaleja, kuten muistilehtiöitä, kyniä, kirjekuoria, kansioita ja niittejä. Jos et ole vastuussa näiden tuotteiden ostamisesta, anna luettelo ostoalalle. Älä anna tarvikkeiden loppua pyytääksesi uutta lähetystä. On mahdollista saada hyvä alennus, jos ostat tuotteita suurina määrinä.
   • Pidä materiaalit järjestyksessä työpöydälläsi. Käytä tiedostoruutuja, kansioita, lokeroita ja muita järjestäjiä.

Tapa 3/3: Viestintä tehokkaasti

1. 

   Säilytä malli vastauksista. Yksinkertainen tapa säästää aikaa ja energiaa on saada joitain tiedostoja standardoiduilla ja yleisesti käytetyillä vastauksilla. Kysymyksestä riippuen voit jo vastata valmiilla vastauksilla joko sähköpostitse tai puhelimitse.

2. 

   Ole huolellinen. Kirjoita muistiin kaikki tärkeät tiedot matkapuhelimeesi tai kalenterisi, olipa kyseessä sitten puhelu, vastaanotettu sähköposti tai kokouksessa käsitelty aihe. Järjestä nämä muistiinpanot kansioihin tai digitaalisiin tiedostoihin viittaamaan niihin aina, kun sinulla on kysyttävää tai jos sinulta kysytään siitä, etkä muista sitä heti.

3. 

   Ole tehokas ja ystävällinen puhelimessa. Luo lempeä ja selittävä tervehdys, kun vastaat puheluun. Pidä luetteloa muiden ihmisten ja osastojen laajennuksista käsilläsi ja yritä muistaa tärkeimmät, jotta puhelut voidaan siirtää nopeasti.
   • Opi puhelimen tarjoamista ominaisuuksista, kuten puhelun edelleenlähettäminen suoraan työntekijän postilaatikkoon tai henkilön lisääminen neuvottelupuheluun. Näiden menettelytapojen tunteminen auttaa sinua olemaan tehokkaampi ja välttämään teknisiä vaikeuksia.

4. 

   On hyvä portugalin kielen taito. Kirjoituksesi on oltava moitteetonta, ilman kirjoitus-, kielioppi- ja välimerkkivirheitä. Ennen kuin lähetät sähköpostia tai jaat muistion, tarkista siitä, onko teksti oikein. Et halua lähettää sähköpostia pomoille täynnä groteskivirheitä, vai mitä?
   • Useimmat tekstieditorit ja sähköpostisovellukset tarjoavat oikolukua. Voit myös lisätä selaimeesi joitain laajennuksia, jotka korjaavat kirjoitusvirheet verkkosivustojen ja sosiaalisen median alustoilla. Ajattele mahdollisuutta saada jokin näistä laajennuksista, varsinkin jos sinun vastuullasi on lähettää viestejä verkkoihin tai yrityksen verkkosivustolle.

5. 

   Ole lyhyt ja kohtelias sähköpostiviesteissä ja ääniviesteissä. Selitä puhelun tai sähköpostin tarkoitus olemalla mahdollisimman ytimekäs ja objektiivinen. Älä unohda antaa nimesi ja yrityksesi, jossa työskentelet. Jätä mahdollisuuksien mukaan yhteystietosi viestinnän lisäksi.

6. 

   Vahvista tapaamisajat. Vahvista pomosi kokoukset ja muut tärkeät tehtävät sähköpostitse tai puhelimitse edellisenä päivänä tai muutama tunti ennen. On tärkeää olla varma sekä hänen että sen henkilön kanssa, jonka hän tapaa tai tapaa. Ota yhteyttä ketään, joka ei ole vastannut pyyntöön, lähettämällä lyhyen ja kohtelevan sähköpostin tai soittamalla kohteliaasti.