Sisältö

• vaiheet
• Osa 1 Kirjoita henkilökohtainen kirje
• Osa 2 Kirjoita liikekirje
• Osa 3 Kirjoita saatekirje

Tässä artikkelissa: Kirjoita henkilökohtainen kirjePienennä yrityskirjettäPienennä saatekirje19 Viitteet

Alusta alkaen hyvin kirjoitettu kirje antaa todennäköisemmin hyvän vaikutelman vastaanottajallesi. Jos aiot kirjoittaa henkilökohtaisen, liike- tai motivaatiokirjeen, sinulla voi olla vaikeuksia täyttää hidasta ja ensimmäistä riviä. Jos haluat tietää sopivan muodon tai haluat tietää parhaan tavan aloittaa kirjeen käyttöönotto, sinulla on erityisiä periaatteita ja strategioita, joita voit käyttää.

vaiheet

Osa 1 Kirjoita henkilökohtainen kirje

1. Kirjoita osoitteesi. Jos haluat henkilökohtaisen kirjeen, aseta osoitteesi sivun yläosaan ja rivitä se vasemmalle. Tämän avulla vastaanottaja voi vastata sinulle helposti, koska hänen ei tarvitse etsiä osoitteesi tai säilyttää kirjekuori kirjoittaaksesi sinulle.
   • Sinun ei tarvitse lisätä nimeäsi osoitteeseen. Laita vain kadun tai postiosoitteen osoite ensimmäiselle riville, sitten kaupunki, osavaltio ja postinumerosi seuraavalle riville.

2. 
   

   
   Kirjoita päivämäärä osoitteen jälkeen. On tärkeää asettaa päivämäärä, jotta kirjeenvaihtaja tietää, kun kirjoitit kirjeen. Tästä voi olla hyötyä myös kirjeenvaihtajallesi, jos hän haluaa pitää saamansa postit ja lajitella ne päivämäärien mukaan. Kirjoita päivämäärä osoitetta seuraavalle riville.
   • Laita muotoa varten ensin päivämäärä, kuukausi ja sitten vuosi. Esimerkiksi "22. huhtikuuta 2016".

3. 
   

   
   
   
   Kirjoita kirjeenvaihtajan osoite. Tämän jälkeen sinun on ohitettava rivi ja kirjoitettava sivun oikealle puolelle. Aloita aina "Hyvä" -tervehdys. Kirjoita heti sen jälkeen vastaanottajan nimi ja aseta sitten pilkku.
   • Ajattele kuinka soitat yleensä kirjeenvaihtajillesi. Tässä on joitain esimerkkejä: "Rakas Stephanie", "Rakas isoäiti" tai "Rakas herra Thompson".

4. 
   

   
   Kysy kysymys. Henkilökohtaisen kirjeen lähettäminen ystävälle tai perheenjäsenelle yleinen lähestymistapa on aloittaa esittämällä kysymys. Voit aloittaa aloittamisen osoittamalla kiinnostusta siitä, mitä keskustelukumppanisi tekee, tai kysymällä häneltä, kuinka hän menee.
   • Tässä on esimerkkejä siitä, mitä voisit sanoa: "Kuinka voit? "Mitä mieltä olet uudesta koulustasi? "Tunnetko olosi paremmaksi? "

5. 
   

   
   
   
   Ilmaise kiinnostuksesi jotain, jonka keskustelukumppanisi sanoi tai teki. Toinen tehokas tapa aloittaa henkilökohtainen kirje on aloittaa ilmaisemalla kiinnostuksesi jotain kohtaan, jonka vastaanottaja on sanonut viimeisessä kirjeessään, kuten äskettäinen menestys, upea loma, joka heillä on ollut, tai este, jota he kohtaavat.
   • Voit esimerkiksi aloittaa kirjeesi sanomalla: "Onnittelut palkinnostasi". "Näyttää siltä, ​​että loma oli todella hauskaa." "Olen niin pahoillani, että jouduit läpi niin kovat ajat koulussa. "

Osa 2 Kirjoita liikekirje

1. 
   

   
   Kirjoita osoitteesi. Koko postiosoitteesi on oltava kirjeen yläosassa. Älä kirjoita nimesi ennen osoitetta. Voit kuitenkin kirjoittaa sähköpostiosoitteen ja / tai puhelinnumeron postiosoitteen alle, jos haluat.
   • Kirjoita osoitteesi arkin vasempaan reunaan.

2. 
   

   
   Pane päivämäärä. Kun olet kirjoittanut osoitteen tai lisännyt muita tietoja yhteystietoihisi, ohita rivi ja kirjoita päivämäärä. Kirjoita päivämäärä kokonaan asettamalla päivä, kuukausi ja vuosi.
   • Esimerkiksi "22. huhtikuuta 2016".

3. 
   

   
   Sijoita kirjeen kirjeenvaihtajan osoite arkin oikealle puolelle. Kirjoita kirjeenvaihtajan nimi ja täydellinen osoite arkin vasemmalle puolelle. Kirjoita osoite päivämäärän jälkeen välilyönnillä, joka erottaa nämä kaksi.
   • Ohita vielä yksi rivi osoitteen antamisen jälkeen. Tervehdys ("Rakas ___" tai "kenelle se on oikein") tulisi laittaa seuraavalle riville.

4. 
   

   
   Selvitä, onko "Hyvä" tervehdys sopiva kartiossasi. Kirjeiden kirjoittamisen aloittaminen tällä kaavalla on tavanomainen menetelmä, mutta tämä tervehdys ei aina ole tarkoituksenmukaista. Esimerkiksi tämä kaava saattaa tuntua liian henkilökohtaiselta valituskirjeen tai liikekirjeen suhteen.
   • Harkitse kirjoittamaasi henkilöä ja päätä, saavuttaako kirjeen kirjoittaminen "Rakas" -kohdalla tavoitteesi. Jos toivot tuntevan vastaanottajan paremmin, kuten yhdistämällä kyseisen henkilön projektiin, sanamuoto on todennäköisesti sopiva.
   • Jos tämän kaavan noudattaminen on vaikeaa, voit poistaa sen ja aloittaa oman kirjoittamalla otsikon ja vastaanottajan nimen. Voit esimerkiksi esitellä kirjeesi "herra Smithillä", jatkaa sitten johdantokappaleella.
   • "Kenelle se on oikein" on toinen vaihtoehto, mutta tämä sanamuoto on kaukaisempi ja vakavampi kuin "Rakas" -tervehdys. Käytä vain tätä johdantolausetta, jos et tiedä vastaanottimesi nimeä.

5. 
   

   
   Ajattele kuinka osoitat vastaanottajallesi. Ennen kuin kuvailet vastaanottajan nimen, ota hetki selvittääksesi parhaan tavan puhua hänelle. Useissa tapauksissa yrityskirjeissä on osoitettava vastaanottajille muodollisempi tapa, kuten henkilön nimi. Voit myös miettiä, miten henkilö tuli luoksesi vanhoissa kirjeissään ja pohtia suhdettasi.
   • Mieti henkilön nimi ja asema . Jos vastaanottajalla on nimike tai hänellä on tietty asema, voit aloittaa yrityksesi tällä: "Rakas tohtori Jones". Jos hän on armeijan kenraali, sinun on aloitettava kirjeelläsi: "Rakas kenraali Wilson." Sinun tulisi myös soittaa lääkärin tutkinnon suorittaneille tohtoriksi.
   • Lue kirje, johon vastaat. Jos kirjoitat kirjeen vastauksena toiselle, yritä nähdä miten vastaanottajasi tuli luoksesi määrittääksesi mitä sanamuotoa käytetään. Esimerkiksi, jos saamasi kirje alkaa "Arvoisa herra Johnson", sinun tulisi aloittaa kirjeelläsi "Rakas herra ____".
   • Ajattele suhdetta, joka sitoo sinut vastaanottajaan. Sinun on pohdittava suhdetta, joka sitoo sinua vastaanottajaasi, ennen kuin vastaat hänen kirjeeseen. Jaatko saman sukunimen? Käytätkö yleensä tiettyä otsikkoa puhuttaessa hänen kanssaan? Muista, että vaikka soitit henkilölle aiemmin sukunimellä, tämä voi olla ammatillisessa kirjeessä erittäin epämuodollista. Jos sinulla on epäilyksiä, ole varovainen ja ota yhteys virallisesti, esimerkiksi kirjoittamalla herra, rouva, tohtori jne.

6. 
   

   
   Valitse miellyttävä sävy. Sisällöstäsi riippumatta on hyvä pitää miellyttävä sävy herättääksesi vastaanottajan kiinnostuksen. Vaikka kirjoitat valituskirjeen tai muun tyyppisen väärinkäytön, älä koskaan aloita sanomista töykeästä tai pyyntöjä. Sen sijaan, lähetä hänelle parhaat toiveesi tai onnittele häntä tekemästä jotain.
   • Esimerkiksi, jotta näyttäisit ystävälliseltä alussa, voit kokeilla yhtä näistä kahdesta lauseesta: "Toivon, että pärjäät hyvin" "Vilpittömät onnittelut mainoskampanjassasi".

7. 
   

   
   Ilmoita missiisi tarkoitus. Vaikka on tärkeää aloittaa yrityskirje ystävällisellä sävyllä, on yhtä tärkeää päästä oikeaan kohtaan ja sanoa, mistä kirjoitat. Voit ilmoittaa kirjeesi syyn käyttämällä suoraviivaista ja yksinkertaista kaavaa, joka alkaa tällä: "Kirjoitan tämän kirjeen sinulle, koska / puolesta. "
   • Voit mukauttaa tämän johdannon eri käyttötarkoituksiin. Voit esimerkiksi aloittaa yhdellä seuraavista lauseista: "Kirjoitan tämän kirjeen sinulle yhteisten etujemme takia" "" Kirjoitan tämän kirjeen pyytääkseni "" Kirjoitan tätä käskyä ehdottaaksemme yhtiöidemme kumppanuutta. "

Osa 3 Kirjoita saatekirje

1. 
   

   
   Käytä samaa muotoa kuin ammatillinen kirje. Kun kirjoitat tämän tyyppistä käskyä, voit käyttää samoja lähestymistapoja, joita käytetään ammatillisessa kirjeessä.
   • Laita osoitteesi sivun yläosaan ja aseta se vasemmalle. Älä kirjoita nimeäsi, vain osoitteesi.
   • Lisää sähköpostiosoite, henkilökohtainen verkkosivustosi ja puhelinnumerosi seuraavalle riville.
   • Hyppää linja.
   • Aseta päivämäärä päivällä ensin: "22. huhtikuuta 2016".
   • Hyppää toinen rivi.
   • Lisää tervehdys: "Rakas ___" tai "kenelle se voi olla".

2. 
   

   
   Yhteenveto menestyksistäsi. On normaalia aloittaa saatekirje yksinkertaisella lauseella, kuten "Kirjoitan hakemaan virkaa ___". Jos kuitenkin haluat tehdä pienen eron johdannossasi, yritä tehdä pieni yhteenveto parhaista saavutuksista. Yhteenveto kaikesta saavuttamasi voi kiinnittää rekrytoijan huomion ja lisätä mahdollisuuksiasi saada haastattelu.
   • Voit esimerkiksi käyttää tämän tyyppisiä lauseita kirjeesi alussa: "Viimeisen viiden vuoden aikana kaksinkertaistin myyntini ja laajensin yritystäni kolmella maan alueella. Voisit puhua vähän enemmän työkokemuksestasi, koulutuksestasi, suorittamasi erityiskoulutuksesta ja muista pätevyyksistä, joita työ vaatii ja sinulla on.

3. 
   

   
   Näytä innostuksesi. Ilon ilmaiseminen kirjeen kautta voi lisätä mahdollisuuksiasi haastatteluun. Omistuksellasi voi olla vaikea rekrytoijaan.
   • Voit sanoa jotain tällaista: "Olin innoissani nähdessäni tämän työpaketin, koska olen aina ollut suuri yrityksesi ihailija." Voit myöhemmin selittää, mistä pidät yrityksessä, miksi olet niin intohimoinen työhösi ja miksi olet ihanteellinen ehdokas tähän työhön.

4. 
   

   
   Lisää kirjeeseen tärkeät avainsanat. Avainsanat voivat olla hyödyllisiä, jos tiedät, että sinulla on suuri joukko ihmisiä kohtaamaan kyseisen työn. Avainsanojen käyttäminen kirjeessäsi voi lisätä hakemuksesi onnistumisen mahdollisuuksia, etenkin jos ne sopivat hyvin asemaan.
   • Ne voivat olla sanoja, jotka ilmestyvät useita kertoja työn tarjonnassa, mukaan lukien erityistiedot tai kokemukset. Voit esimerkiksi aloittaa saatekirjeen tällaisella sanamuodolla: "Viiden vuoden aikana myyntipäällikkönä pidän säännöllisiä esityksiä, kehitin hienoja myyntistrategioita ja kirjoitin useita myyntiskriptit työntekijöilleni. "
   • Voit myös mainita ihmisten nimet, jotka ovat ohjannut sinut tähän virkaan. Tämä voisi kiinnittää vuokrauspäällikön huomion ja varmistaa ylläpidon. Voit esimerkiksi kirjoittaa tämän: "Kuulin tästä viestistä osastomme johtajalta: Dr. Smith. "

neuvot

• Henkilökohtaiset kirjeet voivat olla niin kauan kuin haluat. Jos kyseessä on työhakemus tai yrityshaku, pidä kirjeesi kuitenkin mahdollisimman lyhyenä ja tarkana. Sinun pitäisi voida ilmaista itseäsi vain yhdellä sivulla tällaiselle missiolle.