Sisältö

• vaiheet
• 1. osa Järjestä ajassa ja tilassa
• Osa 2 Sähköpostin hallinta
• Osa 3 Hallitse aikaa
• Osa 4 Fyysisen ja mielenterveyden ylläpitäminen

Tässä artikkelissa: Ajan ja tilan järjestäminenE-sähköpostinhallintaAjanhallintaFyysisen ja mielenterveyden ylläpito15 Viitteet

Järjestäytyminen on rekrytoijien etsimää laatua, koska se on yksi parhaista hyödyistä laadukkaan työn tarjoamisessa. Monilla työntekijöillä on silti erilaiset organisaatiovaikeudet.Jos olet osa sitä, tiedä, että on olemassa yksinkertaisia ​​ja tehokkaita ratkaisuja. antaa sinulle vinkkejä ammatillisen elämäsi helpottamiseksi paremman organisaation avulla.

vaiheet

1. osa Järjestä ajassa ja tilassa

1. 
   

   
   Tallenna toimintasi sanomalehdessä. Arvioi jokainen toimintasi viikon kuluessa. Tämän tyypillisen viikon avulla voit saada yleiskuvan päivittäisistä tehtävistäsi. Pystyt luokittelemaan ne tarvittavan ajan ja tavoitteiden mukaan, joiden avulla voit saavuttaa.

2. 
   

   
   Määritä tuottavuushuiput. Jotkut ihmiset ovat aktiivisempia aamulla, kun taas toiset ovat tehokkaampia lounaan jälkeen. Mikä tahansa on sinulle paras aika, käytä sitä hyväksi suorittamaan tärkeimmät ja monimutkaisimmat tehtävät.

3. 
   

   
   
   
   Priorisoi tehtävät. Ota tapana pitää päiväkirjaa paperi- tai digitaalimuodossa. Ennen lähtöä yöllä tai saapumista aamulla merkitse tärkeimmät toiminnot: lyhyessä ajassa tehtävä raportti, tapaamisen valmistelu ... Tämän avulla voit antaa jokaiselle tehtävälle tarvittavan ajan ja energian hajottamatta sinua. Pysy kuitenkin silti riittävän joustavana sisällyttääksesi uusia vaatimuksia olosuhteiden muuttuessa. Jos et ole varma tehtävän suhteellisesta merkityksestä, kysy lisätietoja yhteistyökumppaniltasi tai esimieheltäsi.

4. 
   

   
   Lähetä nopeasti pienet tehtävät nopeasti. Priorisointi ei tarkoita myöhäistämistä! Toisin sanoen, jos sinulla on merkityksettömiä, mutta helposti saavutettavissa olevia tehtäviä, älä jätä niitä yön yli. Huolehdi näistä pienistä aktiviteeteista mahdollisimman nopeasti, jotta voit keskittyä tärkeimpiin kohtiin.

5. 
   

   
   
   
   Järjestä työtila. Olipa sinulla pieni toimisto tai oikea huone, tilanne on suotava tehokkaalle työlle! Sotkuinen työtila voi aiheuttaa stressiä ja rajoittaa tuottavuutta. Kyse ei ole siitä, että siitä tulee WC-maniakki! Sinun on vain otettava tapa siivota pöydäsi.
   • Tallenna työtila. Päästä eroon kaikista tiedostoista ja roskista, jotka roskaavat toimistosi. Sitä vastoin luokittele tärkeät osat huolellisesti. Varastoi ja puhdista työtilasi heti kun sinulla on mahdollisuus: toiminnan aikana, tauon aikana, kahden tehtävän välillä ...
   • Puhdista kun menet. Tällä tavoin vältetään paperien tai ruokajätteiden kerääntyminen pöydällesi.
   • Pidä asiat käden ulottuvilla: puhelin, kynä, paperityyny ... Järjestä työtila niin, että se on mahdollisimman toimiva.

6. 
   

   
   Suunnittele päiväsi. Järjestämiseksi tehokkaasti sinun on ajoitettava tapaamiset, mutta myös kaikki muut ammatilliset tehtävät, kuten sähköpostisi lukeminen, raporttien kirjoittaminen ... Voit esimerkiksi viettää yhden tai kaksi päivää viikossa tapaamisia. sinä ja loput viikko muihin tehtäviin. Älä yritä täyttää tyhjiä aikoja hinnalla millä hyvänsä. Käytä tilaisuutta rentoutua tai miettiä vähemmän välittömiä ongelmia. Nämä alhaisen aktiivisuuden jaksot voivat myös ennustaa odotettavissa olevan.
   • Käytä kalenteria tai kalenteria. Voit valita paperisen esityslistan, sähköisen kalenterin tai sovelluksia iCalendar tai Google Now.
   • Luokittele toimintosi. Voit esimerkiksi luokitella ne tyypin (projekti, tapahtuma, kokous, tauko ...) tai tärkeysjärjestyksen mukaan. Valitse järjestelmä, jonka avulla voit nähdä tärkeimmät toiminnot yhdellä silmäyksellä.
   • Optimoi digitaalisten työkalujen käyttö. Esimerkiksi näkymät voidaan käyttää osoitekirjana, kalenterina tai luettelona tehtävistä toimista. Kun käytät samaa työkalua ammatillisen elämäsi suunnitteluun, saavutat tehokkuuden.
   • Jos mahdollista, siirrä osa työstäsi. Voi olla vaikeaa ladata avustajaa sinulle osoitettujen tehtävien kanssa tai pyytää kollegan apua. Tämän avulla voit kuitenkin keskittyä toimiin, joita voit tehdä, ja optimoimaan aikahallinnan.

Osa 2 Sähköpostin hallinta

1. 
   

   
   Jos mahdollista, ajoita sähköpostisi lukeminen. Jotkut viestit saattavat vaatia pysyvän yhteyden sinuun. Jos tämä ei ole sinun tapauksesi, älä lue sähköpostiviestejä aikataulun mukaan päivisin.

2. 
   

   
   Lajittele sähköpostisi. Merkitse tärkeät keskustelut ja luokittele sähköpostisi niiden tarkoituksen, lähettäjän mukaan ... Käytä näkymät (kansiot ja alikansiot) tai gmail (Etiketit).
   • Poista s käsittelemällä niitä. Arkistoi tärkeät keskustelut ja sähköpostit, joita saatat tarvita. Tyhjä laatikko, joka kaikki on luettu ja käsitelty, voi olla helpotus päivän lopussa. Jos teet siitä nyrkkisäännön, varmista, ettet kiirehdi sähköpostiesi käsittelyä.

3. 
   

   
   Optimoi viestintävälineet. Älä rajoitu itsesi keskusteluun sähköpostitse, olipa se sitten työtovereiden tai kumppanien välillä. Pikakeskustelu tai yksinkertaisesti puhelin ovat parempia ratkaisuja niiden nopeuteen ja inhimilliseen kontaktiin. Ne voivat säästää arvokasta aikaa ja säästää stressiä, joka odottaa vastausta. Lisäksi on helpompaa vaihtaa tietoja suullisen keskustelun säikeessä kuin kirjallisesti.

4. 
   

   
   Rajoita ennenaikaisia ​​työkatkoksia. On välttämätöntä pitää taukoja päivällä. Toisaalta, kun keskeytät tehtävän vastaamalla puheluun tai työpöydän ohi kulkevalle työtoverille, se rikkoa työaikataulun ja tuhlaa aikaa. Älä eristä itsesi kokonaan, älä epäröi sulkea ovesi tai jättää puhelimesi puhelinvastaajaan. Kun tehtäväsi on valmis, vastaa erilaisiin pyyntöihin. Älä siis tee ehdotonta sääntöä siltä varalta, että se näyttää epäsosiaaliselta tai saavuttamattomalta!

5. 
   

   
   Käytä pilvilaskenta. Tämä tekniikka mahdollistaa suurten tietomäärien tallentamisen etäpalvelimen kautta. Siksi se on edullinen ja parantaa tietojen saatavuutta. Voit siis työskennellä mistä tahansa laitteesta, jos hänellä on pääsy Internetiin. pilvilaskenta voi parantaa työn laatua ja aikahallintaa, koska sen avulla voit työskennellä nopeammin ja tehokkaammin. Tämä palvelu on yleensä saatavana yrityksen maksamana tilauksena. Älä epäröi ehdottaa tämän tekniikan käyttöä palvelusi varten.

6. 
   

   
   Käytä hakukoneiden tarjoamia ominaisuuksia. Sinulla voi jo olla tapa tallentaa ja sijoittaa suosikkisi sivustot henkilökohtaisesti. Älä epäröi tehdä samoja toimistossa, varsinkin jos sinulla on oma tietokone. Esimerkiksi yrityskumppanisivustot tai yleistiedot ovat lähteitä, joihin tarvitset nopeaa pääsyä.

Osa 3 Hallitse aikaa

1. 
   

   
   Älä yritä tehdä useampaa kuin yhtä tehtävää kerrallaan. Tieto- ja viestintätekniikan hallitsevassa maailmassa työntekijöiden odotetaan olevan aina saatavissa ja vastaamaan kaikkiin pyyntöihin samanaikaisesti. Kaikki asiantuntijat haluavat sanoa, että tämä ilmiö moniajo johtaa, toisin kuin ilmestyminen, ajan ja työn laadun menetykseen. Kun aivomme ovat kyllästyneet tietoon, sillä ei ole aikaa analysoida kaikkea. Siten useiden tehtävien suorittaminen samanaikaisesti lisää stressiä ja vähentää kykyä analysoida ja keskittyä. On järkevämpää ratkaista yksi ongelma kerrallaan.

2. 
   

   
   Luo oma aikataulu. Tietyn esityslistan (kokous, tapahtuma, kokous ...) asettamisen lisäksi on hyvä, että päiväsi sisältää yleisen aikataulun. Tämän avulla voit ennustaa aktiviteetin huiput ja lepoajat.
   • Jotkut toiminnot, kuten projektin ajattelu tai asiakkaan tiedoston tutkiminen, vaativat keskittymistä ja analysointia. Suorita tehokkuutesi parantamiseksi suunnittele tietty aika viettää tällaiseen toimintaan. Jos siirrät tiedostoja tai projekteja, henkinen kykysi saattaa heikentyä, mikä tekee sinusta vähemmän tehokasta. Samoin tylsiä tehtäviä, kuten postin tai raportin lukemista, on rajoitettava ajallisesti. Muutoin saatat olla tylsistynyt ja viivyttää tai viivästyttää toimintaa.
   • Jätä lisäaika joihinkin toimintoihin. Kokoukset tai tapaamiset voivat todellakin kestää odotettua kauemmin. Sisällytä kokemuksesi perusteella aikatauluisi ajanjaksoa, joka on suurempi kuin ilmoitettu tapahtuman kesto.

3. 
   

   
   Voit käyttää hälytystä. Se voi muistuttaa tapahtumaa, ilmoittaa tehtävän suorittamiselle varatun ajan lopun tai antaa sinulle vain työrytmin. Vältä kuitenkin soittamasta sitä odottamatta, koska se saattaa stressata sinua tekemättä sinusta entistä tehokkaampaa.

4. 
   

   
   Älä suorita tehtäviäsi ilman pätevää syytä. Lennui, väsymys, halu poistua toimistosta aikaisemmin ... ovat kaikki huonot syyt toiminnan lykkäämiseen. Viivästyminen on todellinen ajan ja tehokkuuden tuhlaus. Sinun on kuitenkin pysyttävä joustavana. Jos tapahtuu odottamaton tapahtuma (viime hetken kokous, kiireellisen tiedoston tarkistaminen ...), muista mitä sinun on tehtävä ja jatka toimintaa myöhemmin. Voit myös asettaa vaihtoehtoisen ratkaisun. Jos et esimerkiksi voi mennä kokoukseen, yritä määrittää neuvottelupuhelu.

Osa 4 Fyysisen ja mielenterveyden ylläpitäminen

1. 
   

   
   Pidä taukoja. Kuten artikkelissa mainittiin, on ehdottoman tärkeää suunnitella fyysinen ja henkinen lepoaika. Itse asiassa on turhaa ottaa tauko iltapäivällä tehdä se, mitä meillä ei ollut aikaa tehdä aamulla. Tauko antaa sinun astua askeleen taaksepäin, arvostaa tehtyä työtä ja vaihtaa työtovereiden kanssa. Lisäksi se auttaa järjestämään ja parantamaan tuottavuutta. Jos olet tyytyväinen työhön, kirjoita tauon aika kalenteriin, jotta et unohda sitä. Suunnittele hälytys tarvittaessa.

2. 
   

   
   Saa tarpeeksi unta. Unen edut on aina tunnustettu. Monet työntekijät eivät kuitenkaan nukku tarpeeksi. Aseta rutiini saadaksesi nukkumaan hyvää seitsemän tai kahdeksan tunnin nukkumista.

3. 
   

   
   Älä vertaa itseäsi kollegoihisi. Jokaisella on erityinen rooli, jonka hän käsittää eri tavalla. Kollegan tehokas organisointimenetelmä ei välttämättä ole sinulle. Voit keskustella parhaista käytännöistä, mutta sinun on löydettävä oma järjestelmä.

4. 
   

   
   Järjestäminen on aikaa vievä prosessi. Aikataulu asetetaan paikoilleen, kun työskentelet yrityksessä. Älä yritä seurata esityslistasi hinnalla millä hyvänsä ja ole joustava. Aloita yleisestä organisaatiosta (järjestäytynyt toimisto, ajanjako työn ja tauon välillä ...) ja hienosäädä sitä vähitellen.