Sisältö

• Askeleet
• Yhteisökysymykset ja vastaukset
• Vinkkejä

Muut osiot

Jos IBM Notes -sähköpostisi tila on loppumassa, mutta et ole valmis poistamaan sähköposteja, harkitse niiden arkistointia. Sähköpostiviestien arkistointi tarkoittaa viestien kopiointia toiseen sijaintiin tietokoneellasi. Opi kuinka IBM Notes-arkistoidaan vapaata tilaa tilissäsi samalla kun tallennat alkuperäiset sähköpostit. Se auttaa myös tietokonetta ja ohjelmistoja toimimaan huipputasolla.

Askeleet

1. 

   Rajoita sähköpostitiedoston kokoa. Pidä sähköpostitiedostosi koko alle 500 Mt. (Jotkut organisaatiot saattavat vaatia tiukempia rajoituksia, kuten 200 Mt.)
   • Tarkista tietosi koko valitsemalla Tiedosto, Tietokanta, Ominaisuudet. Siirry Lotus 8: ssa kohtaan Tiedosto, Sovellukset, Ominaisuudet.
   • Napsauta "i" -välilehteä. Levytilan jälkeen oleva luku ilmaisee, kuinka paljon tietoa sinulla on tällä hetkellä IBM Notesista.

2. 

   
   
   Opi organisaatiosi ennalta määrätyt asetukset. Jos käytät IBM Notesia kouluun tai työhön, arkistointiasetukset voivat jo olla paikallaan. Tämä auttaa organisaatioita hallitsemaan sähköpostiviestien määrää käyttäjää kohden sekä organisaation tietokoneiden yleistä suorituskykyä. Jos arkistoasetukset on jo määritetty, keskustele teknisten järjestelmiesi henkilökunnan kanssa, onko niitä mahdollista muuttaa.

3. 

   
   
   Määritä haluamasi arkistointiasetukset. Voit arkistoida kaikki IBM Notes -sähköpostit tai valita tiettyjä. Sinun on myös päätettävä, kuinka usein haluat IBM Notesin arkistoitavan.
   • Avaa sopiva sovellus (Mail).
   • Valitse Toiminnot, Arkisto, Asetukset.
   • Siirry Kriteerit-välilehteen ja varmista, että "Oletus viimeksi muokatulle" on valittuna.
   • Tallenna muutokset napsauttamalla "ok".
   • Varmista, että ehdot ovat käytössä.

4. 

   
   
   Aikataulu automaattiset arkistot. Automaattisten arkistojen ajoitus varmistaa, että arkistoit säännöllisesti ja johdonmukaisesti. Se myös säästää aikaa.
   • Avaa sopiva sovellus (Mail).
   • Valitse Toiminnot, Arkisto, Asetukset.
   • Siirry Aikataulu-välilehdelle. Varmista, että Aikataulun arkistointi on valittuna.
   • Valitse sopiva aika ja päivä, jolloin tietokoneesi arkistoi tiedostosi.

5. 

   Arkistoi IBM Notes manuaalisesti. Vaikka ajoitat automaattisen arkistoinnin, voit silti arkistoida manuaalisesti milloin tahansa.
   • Avaa sopiva sovellus (Mail).
   • Avaa arkistoitava posti tai kansio.
   • Siirry kohtaan Toiminnot, Arkistoi, Arkistoi nyt.
   • Napsauta Kyllä, jos haluat arkistoida ennalta määrättyjen asetusten mukaan.

6. 

   Arkistoi vedä ja pudota -menetelmällä. Tämä on yksinkertaisesti toinen tapa arkistoida IBM Notes manuaalisesti.
   • Avaa sopiva sovellus (Mail).
   • Avaa arkistoitava posti tai kansio.
   • Valitse sopivat viestit.
   • Vedä viesti (t) vaadittavaan arkistoon siirtymisruudussa.

7. 

   Näytä arkistoidut viestit. Vaikka olet arkistoinut sähköpostin, saatat silti joutua käyttämään sitä ajoittain. Arkistotiedostosi jäljittelee kansioita, jotka olet määrittänyt IBM Notes -tiliisi. Kaikki pysyy järjestettynä tavalla, jolla suunnittelet sen.
   • Avaa sopiva sovellus (Mail).
   • Napsauta siirtymisruudussa Arkistoi.
   • Valitse sopiva arkisto (eli Oletus viimeksi muokatulle).

Yhteisökysymykset ja vastaukset

Vinkkejä

• Varmuuskopioi tärkeät sähköpostit. Jos sinulla on tärkeitä sähköposteja IBM Notesissa, muista kopioida ne toiseen paikkaan, kuten CD- tai DVD-levylle. Tämä antaa sinulle ylimääräisen kopion, jos palvelimelle tai tietokoneellesi tallennetulle kopiolle tapahtuu jotain.
• Poista vanhat ja tarpeettomat viestit, varsinkin jos ne sisältävät liitteitä. Tämä auttaa myös pienentämään datasi kokoa ja parantamaan tietokoneen suorituskykyä.