Sisältö

• Askeleet
• Yhteisökysymykset ja vastaukset
• Vinkkejä

Muut osiot

Viestintästrategia tai -suunnitelma on asiakirja, joka ilmaisee organisaation tiedotustoiminnan tavoitteet ja menetelmät, mukaan lukien sen, mitä organisaatio haluaa jakaa yleisön kanssa ja mihin organisaatio yrittää päästä. Teknologiajohtaja Archana Ramamoorthyn mukaan viestinnän strategiaa kehitettäessä on pidettävä mielessä muutama keskeinen asia. Ensinnäkin sen pitäisi kertoa yleisöllesi, miksi heidän pitäisi olla kiinnostuneita tuotteestasi - mitä ongelmaa ratkaiset? Toiseksi se tulisi räätälöidä kyseiselle yleisölle ja kohdistaa ihmisille, jotka todennäköisesti välittävät tuotteestasi. Lopuksi sen tulisi heijastaa yrityksesi perusarvoja ja tehtävänkuvaa.

Askeleet

Esimerkkejä viestintästrategioista

Esimerkki sisäisen viestinnän strategiasta

Esimerkki markkinointiviestintästrategiasta

Osa 1/3: Tavoitteiden asettaminen

1. 

   Harkitse organisaatiosi pitkän ja lyhyen aikavälin tavoitteita. Mitä tahansa teetkin, pitäisi tukea näitä tavoitteita, joten on tärkeää olla selvillä niistä.
   • Ilmoita, mitä organisaatiosi haluaa saavuttaa viestinnässä, kuten lisääntynyt median näkyvyys, vahinkojen hallinta, brändäys jne.
   • Esimerkiksi kasvu voi olla yrityksesi pitkän aikavälin tavoite, kun taas lyhyen aikavälin tavoitteesi on lisätä brändin tunnettuutta paikallisesti.

2. 

   
   
   Määritä tavoitteet, jotka tukevat yrityksesi tavoitteita. Määritä tavoitteet mahdollisimman selkeästi. Selitä miksi kukin tavoite on merkityksellinen. Tavoitteidesi tulisi olla riittävän täsmällisiä, jotta niiden onnistuminen tai epäonnistuminen olisi helppo määrittää niiden toteuttamisen jälkeen. Niiden tulisi myös olla riittävän joustavia, jotta niitä voidaan säätää mahdollisten muutosten yhteydessä.
   • Jos yrityksesi pyrkii kasvamaan luomalla lisää tuotemerkin tunnettuutta paikallisesti, viestintästrategiasi voi olla "Luo brändin tunnettuutta niissä paikallisissa yhteisöissä, jotka tuntevat tuotteemme vähemmän, houkutellakseen lisää toimittajia näille alueille".

3. 

   
   
   Tunnista viestinnän yleisö. Nimeä väestöt ja henkilöt, joita yrität tavoittaa, kuten suuri yleisö, tiedotusvälineet, sijoitetut henkilöt tai muut. Muista ottaa huomioon kaikki organisaation sidosryhmät. Luettele yleisösi.
   • Kuka on tärkein tavoittaa luetelluista? Sijoita listasi. Esimerkiksi, vaikka on yleensä järkevää saada enemmän näkyvyyttä medialle, on aikoja, jolloin on vielä tärkeämpää kommunikoida keskeisten sidosryhmien kanssa.
   • Voit esimerkiksi määrittää tärkeimmän yleisösi yhteisön jäseninä muutamissa kaupunginosissa, joissa yrityksesi tuotemerkki on erityisen heikko.
   • Kun luonnos on valmis, palaa takaisin ja varmista, että sinulla on suunnitelma tavoittaa kaikki luetellut sidosryhmät.

4. 

   Käännä viestintätavoitteet toimiksi. Kuvaile aktiviteetit, joihin ryhdyt tavoitteidesi saavuttamiseksi. Ei ole hyödyllistä esittää tavoitteita yksin: aseta työ, jonka teet niiden saavuttamiseksi. Selitä, mitä teet tiedotusvälineille, suhdetoiminnalle ja asiakaspalvelulle.
   • Jos yrität esimerkiksi lisätä tuotemerkkisi paikallista tunnustusta, toimintasi voi olla esimerkiksi "Poista mainoksia paikallisissa lehdissä" tai "Sponsoroi yhteisön jalkapalloliigoja".

Osa 2/3: Viestin toimittaminen

1. 

   Yhdistä viestisi kolmeen pääkohteeseen. Pisteiden tulee olla ytimekkäitä, jotta voit palata niihin monta kertaa. Aseta tärkein asia ensin. Selitä, miten kukin piste välitetään kullekin kohdeyleisölle.
   • Esimerkiksi viestisi saattaa olla, että tuotteesi on helposti saatavilla, että se on luotettavampi kuin muut vaihtoehdot ja että sekä lapset että aikuiset arvostavat sitä.

2. 

   Luo kiehtova kertomus. Viestinnässä on kyse tarinankerronnasta, eikä ole mitään syytä strategian olla kuivempi kuin kertomus, jonka se lopulta tuottaa. Suunnittele tarinan kaari esityksesi kanssa. Sisällytä ihmisen mielenkiinnon kohteena olevia anekdootteja, eläviä kertomuksia ja kiehtovia kuvia.
   • Määrittele kertomus asettamalla yrityksesi tai joukkueesi sankariksi, joka on aloittamassa tehtävää. Määritä motiivit, riskit ja edut sankarimatkalla, jolla on onnellinen loppu.
   • Voit esimerkiksi sanoa: "Menestyksemme tietyillä markkinoilla Daytonissa, Ohiossa, yhtiömme on saavuttanut tasangon. Olemme varmistaneet toimittajat kaikilla yliopiston piirissä olevilla alueilla ja asiakkaamme eivät voi olla onnellisempia. Toki, me sinulla on uskollinen asiakaskunta, mutta monet asiakkaistamme muuttavat muutaman vuoden kuluttua. Kuinka voimme kasvattaa Daytonin vakituisten asukkaiden brändin tunnettuutta, niin että voimme laajentaa toimintaamme Cincinnatiin? Columbukseen? "
   • Seuraa tätä asetusta asettamalla suunnitelmasi ja yksityiskohtaisesti projisoimasi positiivinen tulos.

3. 

   Yksityiskohtainen tapa levittää viestiäsi. Kuvaile lomakkeita, joita viestisi käyttävät ja miten niitä levitetään, mukaan lukien yksityiskohdat postituksista, sosiaalisen median alustoista, mediakohteista jne.
   • Luettele kaikki mediakontaktit, suhdetoimintajärjestelyt, sosiaalisen median palvelut jne. Jos tavoitteesi on vähentää organisaatiosi kattavuutta tai valvontaa, määritä erityiset menetelmät huomion ohjaamiseksi.

4. 

   Luettele resurssit. Kuvaile resursseja tai budjettia, jota käytät viestintästrategian tukemiseen. Tämä voi sisältää tekniikkaa, tiimejä tai yrityksesi henkilöitä, kaiken mitä sinun on ostettava ja resursseja, joita yritykselläsi jo on. Sisällytä ennusteet tulevista kustannuksista.
   • Tarkista suunnitelman kaikki osat, joista et ole varma, yrityksesi budjetista vastaavien kanssa.

5. 

   Anna aikajana. Laadi kalenteri, jossa kuvataan yksityiskohtaisesti viestintästrategian ehdotettu toteutus. Aseta tarkat vertailuarvot edistymisen barometreiksi. Jätä riittävästi aikaa prosessin kullekin osalle.
   • Kysy, antaako tämä meille tarpeeksi aikaa, jotta kaikki, joiden on katsottava, näkevät projektin?

Osa 3/3: Sisältää lisästrategioita

1. 

   Ehdota menetelmiä strategian onnistumisen arvioimiseksi. Sisällytä tietoja kaikista toivomastasi kyselyistä, toivottavista tuloksista tietyinä päivinä, vastauksista, joita haluat saada yksityishenkilöiltä tai mediaorganisaatioilta, jne. Varmista, että on olemassa selkeä tapa arvioida, onko strategiasi epäonnistunut vai onnistunut.
   • Määritä tapoja, joilla strategiasi voidaan mukauttaa muuttuviin olosuhteisiin ja miten vastaat palautteeseen organisaation sisä- ja ulkopuolelta.

2. 

   Valmistaudu kriisiin. Sisällytä kriisiviestintäsuunnitelma viestintäsuunnitelmaasi. Selitä, mitä aiot tehdä, jos tämä strategia menee pieleen. Luettelo mahdollisista heikkouksista, joihin olet valmis puuttumaan. Muista sisällyttää suunnitelma edunsaajien suojaamiseksi.

3. 

   Määritä digitaalistrategia. Vaikka katat todennäköisesti monia digitaalisia alustoja alkuperäisessä suunnitelmassasi, saatat haluta laatia erityisen strategian yrityksesi digitaalisen läsnäolon lisäämiseksi. Määritä alueet, joilla yrityksesi tarvitsee kasvaa: onko verkkosivusto tehokas? Käytetäänkö sosiaalista mediaa tehokkaasti? Kuinka helppoa asiakkaiden on reagoida viestintään eri alustoilla?
   • Esitä tämä yrityksesi viestintästrategian rinnalla.

Yhteisökysymykset ja vastaukset

Kuinka kehitän taudin viestintästrategiaa?

Ei toisin kuin tekisit muuhun. Artikkelin vinkit koskevat mitä tahansa.

Vinkkejä

• Hyvän viestintäsuunnitelman tulisi aina priorisoida organisaation tavoitteet, ei viestintäosaston tavoitteita. Kuvittele strategiasi yksinkertaisesti yhtenä työkaluna, jota organisaatio käyttää tavoitteidensa saavuttamiseksi.
• Perustaa viestintästrategiasi aina laajaan tutkimukseen ja realistisiin tavoitteisiin. Koska olet vastuussa suunnitelmasi onnistumisesta, älä ole liian optimistinen etenkään strategian ensimmäisessä vaiheessa. Älä pelkää mainita esteitä, jotka saattavat haitata strategiasi, sisältäen aina yksityiskohtia siitä, miten aiot ylittää nämä esteet.
• Viestintästrategian kirjoittaminen tulisi tehdä yhteistyössä organisaatiosi muiden jäsenten kanssa sen varmistamiseksi, että kuvaat uskollisesti heidän näkemyksiään ja tavoitteitaan, ja välttääksesi skeptisyyttä, kun esität strategian muille kuin viestinnän jäsenille.