Sisältö

• Askeleet
• Yhteisökysymykset ja vastaukset

Muut osiot

Tehokkaat johtajat ja tiiminvetäjät seuraavat aktiivisesti työntekijöitään monin eri tavoin varmistaakseen, että heikosti suoriutuvat kurinalaista ja korkeatasoiset palkitaan. Työntekijöiden tarkkailu voi myös auttaa sinua tunnistamaan alueet, joilla työntekijät tuhlaavat yrityksen aikaa tai resursseja yksityisiin asioihin. Oikealla ohjelmistolla voit estää verkkosivustot, jotka eivät ole sopivia tai eivät sovellu liiketoimintaan. Työntekijöiden onnistuneen seurannan, ilman tarpeetonta toimistokitkaa, tulisi olla minkä tahansa tehokkaan esimiehen tavoitteena.

Askeleet

Tapa 1/4: Odotusten määritteleminen

1. 

   Luo kirjallinen selvitys käytännöistäsi. Politiikkasi ovat tehokkaita vain, jos ne selitetään selkeästi työntekijän käsikirjassa tai oppaassa. Tämän oppaan on oltava helposti kaikkien työntekijöiden saatavilla, ja siinä on määriteltävä käytännöt ja mitä tehdään, jos niitä ei noudateta. Kaikista seurantakäytännöistäsi, kuten Internet- tai puhelintarkkailusta, kannattaa ehkä selittää ajatusprosessi, joka johti käytäntöihisi. Selittäminen miksi teet niin, voi auttaa vähentämään työntekijöiden epäluottamusta, joka johtuu heidän toiminnan seurannasta.
   • Määritä selkeät käytännöt ajankäytölle, laskutettaville tunneille (jos käytettävissä), henkilökohtaisille puheluille ja henkilökohtaiselle Internetin käytölle työpaikalla. Kannusta työntekijöitä pitämään taukoja kellon ulkopuolella tarvittaessa.

2. 

   
   
   Varmista, että työntekijät ovat tietoisia näistä käytännöistä. Jos minkään tyyppistä seurantaa tapahtuu edistymisen tavallisen sisäänkirjautumisen ulkopuolella, esimerkiksi jos käytät puhelin- tai internetvalvontaa, sinun tulee ilmoittaa asiasta suoraan työntekijöillesi. Pidä kokous tai lähetä joukkoviesti, jossa kerrotaan seurantakäytännön muutoksista ja siitä, milloin ja miten tiedot tallennetaan, tallennetaan ja poistetaan.
   • Joissakin osavaltioissa, kuten Connecticutissa ja Delawaressa, sinun on lain mukaan ilmoitettava työntekijöillesi kaikista Internet-seurannoista.
   • Vaikka sinun ei tarvitsisikaan ilmoittaa työntekijöillesi seurannasta, seurauksia voi olla, jos et kerro heille ja he oppivat siitä itse.

3. 

   
   
   Noudata kurinpitoa koskevia ohjeita tarkasti. Kun työntekijä ei noudata käytäntöjäsi, varmista, että ilmoitettu kurinpitotoimi kyseisestä rikkomuksesta on toteutettu. Muista soveltaa käytäntöjä tasapuolisesti kaikkiin työntekijöihin. Ole selvä aikeistasi. Dokumentoi kurinpitotoimet ja pyydä työntekijää allekirjoittamaan kurinpitosuunnitelmat. Jos et noudata näitä ohjeita asianmukaisesti, työntekijät uskovat, että huolellisesti määriteltyjä käytäntöjäsi ei todella noudateta.

4. 

   
   
   Pidä käytäntösi järkevästi. Älä kirjaudu sisään liian usein tai ota käyttöön liian rajoittavia Internet-käytäntöjä. Tuhma pomo voi heikentää moraalia ja saada työntekijät hermostumaan. Keskity tuloksiin eikä prosessiin. Jos työntekijä tuottaa hyvää työtä ja toimii hyvin tiimissä, älä harppaile liikaa yksityiskohtia.
   • Anna ylätason henkilökunnalle enemmän vapautta. Vaikka saattaa olla tarkoituksenmukaista antaa väliaikaiselle tai hallinnolliselle avustajalle, jolla on vähän investointeja yritykseesi, tietokone, joka on avoimen tilan edessä, jota voit seurata, ylemmän tason henkilökunta odottaa luottamusta.
   • Vapaus tehdä työtä omalla tavallaan tekee ylemmän tason henkilöstöstä todennäköisesti tuottavampaa, ei vähempää.

Menetelmä 2/4: Tuottavuuden arviointi

1. 

   Tarkista työntekijät. Aika ajoin, kirjaudu sisään henkilöstöön omassa toimistossaan aikatauluttamattomana aikana. Jos työntekijä "napsauttaa usein" pois ikkunasta, kun kävelet sisään tai ripustat puhelinta, sinun on ehkä ilmaistava huolestuneisuutesi. Henkilökunnan tarkkailu henkilökohtaisesti voi myös auttaa sinua rakentavasti kritisoimaan heidän työstään.

2. 

   Pyydä selvitystä siitä, mitä työntekijä on työskennellyt. Yksi yksinkertainen tapa pitää työntekijät vastuullisina on käydä säännöllisiä keskusteluja heidän kanssaan heidän työnsä etenemisestä. Kysy heiltä, ​​mitä he ovat tehneet edellisen keskustelusi jälkeen, kysy lisää kysymyksiä ja arvioi heidän vastauksensa keskustelun edetessä. Kysy lisätietoja ja konkreettisia todisteita tuloksista.

3. 

   Saa työntekijöiden dokumentoimaan oma työnsä. Pyydä työntekijääsi kirjaamaan työn edistyminen toimintalokeihin, tarkistuslistoihin tai edistymisraportteihin. Raporttien ei kuitenkaan pitäisi olla liian rasittavia tai "kiireisiä", vaan niiden tulisi kannustaa sekä tiimin jäseniä että johtoa pitämään yhteyttä ja samalla sivulla. Älä pelkää pyytää todisteita raportissa kuvatusta työstä puhuessasi työntekijän kanssa.

4. 

   Arvioi käynnissä olevat työt. Jos olet huolissasi tuottavuudesta, kysy konkreettista todistetta suorituskyvystä, joka on mitattavissa ja ajallisesti sidottu. Jos työntekijä on projektin johtaja, aseta virstanpylväät, mutta pyydä myös suunnitelmia ja aikatauluja projektille. Tarkista muu henkilökunta ja varmista, että kaikki projektitiimin jäsenet ovat yhteydessä toisiinsa. Seuraa henkilökohtaisesti pidemmän aikavälin projektien etenemistä ja arvioi niiden tarkkuus ja täydellisyys.
   • Voit esimerkiksi tarkkailla tietokantojen hallintaa varten määritetyn työntekijän tietueita. Voit arvioida ilmoitusten ajantasaisuutta, niiden oikeellisuutta ja yrityksen ohjeiden noudattamista.

5. 

   Kysy muilta työntekijöiden vuorovaikutuksesta. Kysy toimittajilta, asiakkailta ja muilta työntekijöiltä heidän vuorovaikutustaan ​​tietyn työntekijän kanssa saadaksesi kuvan siitä, miten työntekijä on käyttäytynyt. Tarvitset kuitenkin keinon lisätä näiden havaintojen objektiivisuutta, jotta työntekijät eivät ole epäoikeudenmukaisesti edustettuina. Kun kysyt näitä tietoja, kysy lisätietoja vuorovaikutuksesta näyttökertojen sijaan. Pyydä kuvauksia vuorovaikutuksista arviointien sijaan. Ja pidä aina avoin mieli; et koskaan tiedä, milloin työntekijää edustetaan väärin.

Tapa 3/4: Verkkotoiminnan seuranta

1. 

   Valitse seurantaohjelmisto. Valvontaohjelmisto voidaan määrittää monin tavoin. Ensinnäkin on harkittava koko järjestelmän asettamista palvelimella. Tähän sisältyy virusten ja haittaohjelmien torjunta sekä työntekijöiden valvonta. Jos sinulla ei ole IT-henkilöstöä laitteiden ylläpitoon, voit käyttää näitä pilvipalveluja, kuten Trend Micro Business Security tai Symantec Cloud. Nämä palvelut eivät ole valtavan kalliita; odottaa maksavansa noin 150 dollaria vuodessa.
   • Jos yrität vain seurata työntekijöiden verkkokäyttöä ja estää joitain sivustoja, yksinkertaisempi ohjelmistopaketti toimii. Tämä palvelu on halvempaa, ja sen avulla voit seurata ja suodattaa verkkosivuja, tarkastella näppäinpainalluksia ja kaapata kuvakaappauksia. Esimerkiksi Interguard Sonar tarjoaa nämä palvelut.
   • Joissakin tapauksissa saatat jopa pystyä saamaan alkeellisia seurantajärjestelmiä ilmaiseksi. Esimerkiksi ActivTrak seuraa järjestelmän verkkoliikennettä ja tuottaa sinulle kuukausittaisen raportin.

2. 

   Estä haitalliset tai sopimattomat verkkosivustot. Työnantajilla on oikeus seurata, mitä verkkosivuja heidän työntekijänsä vierailevat, ja estää verkkosivustot, joita he pitävät liiketoiminnan kannalta merkityksettöminä, sopimattomina tai mahdollisesti haitallisina. Pääasiassa työnantajat estävät tiettyjä verkkosivustoja joko varmistaakseen työntekijöiden tuottavuuden, kuten Facebookin tai heidän häiritsevien osakekauppasivustojen estämisen, tai varmistaakseen, että työntekijät eivät häiritse työtovereitaan tai vakoilevat yritysten vakoilua.
   • Työnantajat voivat myös estää pornografisiksi tai vihamielisiksi katsottuja sivustoja.
   • Jotkut seurantapaketit mahdollistavat asetetut aikarajat tietyntyyppisille verkkosivustoille, esimerkiksi sallivat tietyn ajan päivittäin sosiaalisen median sivustoissa.
   • Kun huomaat, että työntekijäsi vierailevat verkkosivustolla, joka ei liity usein työskentelyyn, estä kyseinen verkkosivusto ja lähetä sitten sähköpostia muistuttamalla heitä siitä, että heillä on yrityksen aika.

3. 

   Seuraa sähköpostia. Sähköpostiosoitteiden valvomista on työnantajille vaikeampaa perustella. Ennen työntekijöiden sähköpostien lukemista työntekijöille tulisi ilmoittaa käytännöstä, joka sallii heidän sähköpostiensa lukemisen. Lisäksi työnantaja tarvitsee yleensä syyn epäilylle, joka sai hänet lukemaan sähköpostit, kuten dokumentoitu tapaus kyseisen työntekijän kanssa. Työnantajien on myös vaikea perustella sähköpostien lukemista, jos he väittivät alun perin, että sähköpostit ovat luottamuksellisia.

4. 

   Varmista, että noudatat lakia. Tietyt valvontatoimenpiteet voivat häiritä työntekijöiden oikeutta yksityisyyteen. Ota yhteyttä työasianajajaan, ennen kuin asennat valvontaohjelmiston. Varmista, että työntekijöillä on kirjallinen dokumentaatio ohjelmistosta, jonka työntekijät ovat allekirjoittaneet, ja että kaikki ymmärtävät, mitä ohjelmisto on tarkoitettu.

Tapa 4/4: Muuntyyppisen seurannan järjestäminen

1. 

   Tallenna puhelinkeskustelut. Liittovaltion lakien mukaan työnantajat voivat seurata työntekijöiden puhelinkeskusteluja. Tämä pätee kuitenkin vain yritystoimintaan liittyviin puheluihin, kuten asiakkaille tai toimittajille. Työnantaja ei yleensä saa seurata henkilökohtaisia ​​puheluita, ja hänen on lopetettava puhelun tallentaminen ja seuranta, kun hän huomaa, että se on henkilökohtainen. Ainoa poikkeus tähän on, jos henkilökohtaiset puhelut on nimenomaisesti kielletty työpaikkakäytännössä.
   • Ääniviestien nauhoittaminen ja seuranta tulisi tehdä vain perustellusti, kuten väärinkäytöksistä dokumentoitu epäily.
   • Puhelinkeskustelut voidaan nauhoittaa puhelimen napautuksella tai elektronisella tallennusjärjestelmällä. Joissakin tapauksissa tämä voidaan yhdistää muihin valvontaohjelmistoihisi.

2. 

   Määritä videovalvonta. Yritykset käyttävät yleensä videovalvontaa estääkseen asiakkaita varastamasta tuotteita. Jotkut yritykset käyttävät kuitenkin myös videovalvontaa varmistaakseen, että työntekijät ovat tuotteliaita eivätkä riko yrityksen käytäntöjä. Työntekijöiden seuraaminen tällä tavalla voi antaa sinulle puolueetonta näyttöä työntekijöiden väärinkäytöksistä ja voi myös motivoida heitä työskentelemään ahkerammin. Jatkuva tarkkailun tunne voi kuitenkin tehdä työntekijöistä epämukavan ja johtaa moraalin heikkenemiseen. Näistä syistä harkitse huolellisesti edut ja haitat ennen videovalvonnan käyttöä.
   • Monissa osavaltioissa videovalvontaa säännellään huolellisesti myös valtion lailla. Tarkista osavaltion lait ennen tämäntyyppisen valvonnan käyttöönottoa.
   • Tiettyjä toimintoja, kuten vessan käyttöä tai vaihtamista, tekevien työntekijöiden videonauhoitus on aina laitonta ja voi johtaa rikosoikeudellisiin seuraamuksiin.

3. 

   Seuraa työntekijöidesi sijaintia. Tietyt sovellukset, kuten Xora ja TSheets, antavat työnantajille mahdollisuuden seurata työntekijöiden liikkumista älypuhelimillaan. Tätä käytetään tyypillisesti sisään- tai uloskirjautumiseen ja se on laillista, jos työntekijä antaa siihen suostumuksen. Joitakin työntekijöitä seurataan kuitenkin 24/7 ohjelmiston avulla, mikä voi antaa heille laillisen perusteen nostaa työnantajansa yksityisyyden loukkaamisesta. Jos toteutat tämäntyyppisen politiikan, ota yhteyttä asianajajaan varmistaaksesi, että teet niin laillisesti.
   • Kuljetus- tai ajoihin perustuvat yritykset voivat myös käyttää ajoneuvoissa seurantalaitteita varmistaakseen, että kuljettajat pysyvät reitillä. Tämä on yleinen käytäntö ja on yleensä hyväksyttävää.

Yhteisökysymykset ja vastaukset

Johdon 4-jäsenistä tiimiä. Mitä ajanseurantatyökalua suosittelisit?

Haluaisin suositella WebWork-seurantalaitetta. Käytän sitä tiimini seurantatarpeisiin jo 7 kuukautta. Sitä on melko helppo käyttää ja sillä on monia hyödyllisiä ominaisuuksia, kuten aktiivisuustasot, kuvakaappaukset, raportit, laskut ja niin edelleen. Vielä enemmän, se on edullisempi verrattuna muihin sovelluksiin.

Kuinka voin tehdä päivittäisiä raportteja?

Voit kokeilla all-in-one-seuranta- ja hallintaohjelmistoa. Se kerää jokaisen työntekijän päivittäisen työyhteenvedon ja vie päivittäisen, viikoittaisen tai kuukausittaisen raportin, jonka voit tarkistaa tai ladata.

Yhtiö on laatinut käytännön, jonka mukaan jokaisen henkilökunnan on valvottava lähtöään kentälle meneessä tai poissa toimistosta ja sisäänkäynnin palattuaan. Kuinka voin käsitellä tätä asiaa, jos henkilökunta kieltäytyy tekemästä tätä?

Työntekijöitäsi on vaikea pakottaa tekemään niin, joten miksi et käytä toista tapaa saavuttaa tavoitteesi? Voit kokeilla valvontaohjelmaa. Se voi automaattisesti tallentaa tietokoneen sisään- ja uloskirjautumisaikojen, joten se on sisään- ja uloskirjautumisaika, jonka haluat tallentaa. Muussa tapauksessa voit uhata työntekijöitesi siitä, että heille ei makseta tarkkaa palkkiota, elleivät he käytä järjestelmää tarkasti, mutta sinun on oltava valmiina noudattamaan tätä. Varmista, että sinulla on se laillisesti ja anna työntekijöillesi riittävästi aikaa sopeutua.